Projekttransfer

Die folgenden Informationen sollen Sie beim Transfer der Projekte unterstützen.

Im Grundsatz gilt "Money follows research":

Bei Drittmittelgebern, die öffentliche Mittel verwalten (DFG, BMBF, BMEL, EU), ist eine Projektmitnahme daher prinzipiell immer möglich.
Bei anderen Mittelgebern (z.B. Stiftungen, Auftragsforschung) ist hierfür eine vertragliche Übereinkunft notwendig.
Informieren Sie in jedem Fall den Mittelgeber/Projektträger und die Drittmittelverwaltung der bisherigen Hostinstitution zeitnah von ihrem Wechsel an die UHOH.
 
Im Folgenden finden Sie Informationen 

• zur Personalmitnahme (Transfer von im Drittmittelprojekt beschäftigtem Personal)
• zum Transfer eines bereits laufenden Projekts
• zum Transfer eines bewilligten, aber noch nicht begonnenen Projekts
• zum Transfer eines DFG-Projekts
• zu den wichtigsten Ansprechpersonen

Sollten Sie vorhaben, das auf dem Projekt bereits befristet beschäftigte wissenschaftliche Personal an die UHOH mitzunehmen, können Sie das unmittelbar bei der Personalabteilung (APO) beantragen.

• Bitte reichen Sie Einstellungsanträge spätestens 4 Wochen vor dem Einstellungstag ein.
• Bei nicht-wissenschaftlichem Personal muss die Beschäftigungsmöglichkeit vorher intern ausgeschrieben werden, bevor ein Einstellungsantrag mit dem nötigen Vierwochenvorlauf eingereicht werden kann.

Den notwendigen Einstellungsantrag finden Sie auf der A–Z-Seite der Personalabteilung (APO) unter dem Stichwort "Einstellung/Verlängerung" oder hier im Download.

Sollten Sie noch keinen Zugang zum Intranet haben, so organisieren Sie diesen bitte über Ihr Sekretariat oder Kolleg/innen im Institut.

• Im Einstellungsantrag muss eine Finanzierungsquelle angegeben werden, in diesem Fall "Drittmittel" inkl. Kostenstelle und PSP-Element.
• Ein PSP-Element wird erst bei Vorlage des Änderungsbescheids, der den Projekttransfer bestätigt, und Vorlage der Drittmittelanzeige (elektronisch und in Papierform) angelegt.
• Übergangsweise kann Personal über Haushaltsmittel des Fachgebiets eingestellt werden.
• Die Mittel müssen dann umgebucht werden, sobald das Projekt angelegt wurde, sprich das PSP-Element vorliegt. Bitte vermerken Sie das im Einstellungsantrag.

Hierfür sind folgende Schritte notwendig:    

Absichtserklärung an den Mittelgeber oder Projektträger

Die meisten Mittelgeber/Projektträger fordern von der bisherigen und zukünftigen Hostinstitution gleichlautende Absichtserklärungen.
Darin erklären beide ihre Bereitschaft zum Transfer und zur Übernahme der entsprechenden Rechte und Pflichten.
Unterstützung, z.B. mit passenden Entwürfen, erhalten Sie von der Abteilung Forschungsförderung (AF). Wir übernehmen auch gerne die Abstimmung mit der bisherigen Hostinstitution.
         

Endabrechnung über den bisherigen Projektverlauf

Um genau ermitteln zu können, wie viel Geld für die Fortführung des Projektes an der UHOH zur Verfügung steht, ist eine Endabrechnung durch die bisherige Hostinstitution notwendig.
Die Daten sollten dem Projektträger so früh wie möglich mitteilt werden.
Bitte wenden Sie sich daher rechtzeitig an die zuständige Verwaltungseinheit der Hostinstitution, damit dort die Endabrechnung in die Wege geleitet wird.
         

Änderungsbescheid

Sobald dem Projektträger eine Endabrechnung vorliegt, wird er einen Änderungsbescheid ausstellen und an die UHOH versenden.
Der Änderungsbescheid enthält die Informationen zur (Rest-) Projektlaufzeit sowie zu den (Rest-) Projektmitteln.
Er stellt die rechtliche und administrative Grundlage für die weiteren internen Schritte der Projektübernahme dar.
Bei Vorlage des Bescheids wird sich AF mit Ihnen in Verbindung setzen.
         

Vertrag mit der früheren Hostinstitution

Um alle Rechte und Pflichten bzw. deren Übernahme, die das Projekt betreffen, zu regeln, wird mit der früheren Hostinstitution ein Vertrag abgeschlossen.
Unterstützung, z.B. mit passenden Vorlagen, erhalten Sie von der Abteilung Forschungsförderung (AF).
         

Drittmittelanzeige

Nach Erhalt des Änderungsbescheids muss der Drittmittelzugang wie bei jedem neu eingeworbenen Projekt durch Sie bei der Universitätsleitung anzeigt und von dieser genehmigt werden. Anschließend wird das Projekt in der Drittmittelverwaltung angelegt (Projektkonto/PSP-Element).
Detaillierte Informationen und das aktuelle Formular zur Drittmittelanzeige finden Sie auf den Seiten der Abteilung Wirtschaft und Finanzen (AW) – Drittmittelprojekte.

Absichtserklärung an den Mittelgeber/Projektträger

Die meisten Mittelgeber und Projektträger fordern vor dem Transfer gleichlautende Absichtserklärungen von der bisherigen und der zukünftigen Hostinstitution.
Darin erklären beide ihre Bereitschaft zum Transfer und zur Übernahme der entsprechenden Rechte und Pflichten.
Unterstützung, z.B. mit passenden Vorlagen, erhalten Sie von der Abteilung Forschungsförderung (AF). Wir übernehmen auch hier gerne die Abstimmung mit der bisherigen Hostinstitution.
        

Änderungsbescheid

Sobald dem Projektträger die Information über den Arbeitgeberwechsel vorliegt, erstellt er in der Regel einen Änderungsbescheid. Der Änderungsbescheid enthält u.a. die Informationen zur Projektlaufzeit sowie zu den Projektmitteln.
Für die weiteren internen Schritte der Projektübernahme muss der Änderungsbescheid vorliegen.
        

Vertrag mit der früheren Hostinstitution

Um die Übernahme aller Rechte und Pflichten, die das Projekt betreffen, zu regeln, wird mit der früheren Hostinstitution ein Vertrag abgeschlossen.
Unterstützung, z.B. mit passenden Vorlagen, erhalten Sie von der Abteilung Forschungsförderung (AF). Gern übernimmt man hier auch die Abstimmung mit der bisherigen Hostinstitution.
        

Drittmittelanzeige

Nach Erhalt des Änderungsbescheids erfolgt durch Sie die Drittmittelanzeige und darauf die Einrichtung eines Projektkontos/PSP-Elements.

Nachdem die DFG über den Institutionswechsel informiert wurde, versendet sie ein detailliertes Schreiben zum Vorgehen an den Mittelempfänger. Dies ist grundsätzlich der persönlich geförderte Wissenschaftler.

In der Regel erhalten sowohl der bisherige als auch der zukünftige Arbeitgeber dieses Schreiben von der DFG zur Kenntnis.

Das Schreiben beendigt das bisherige Vertragsverhältnis zwischen DFG, Hostinstitution und gefördertem Wissenschaftler und begründet ein neues Vertragsverhältnis zwischen DFG, neuer Hostinstitution und gefördertem Wissenschaftler unter Berücksichtigung der vorzulegenden Abrechnung.

Im Wesentlichen sind auch hier die oben beschriebenen Schritte durchzuführen:

• Endabrechnung der bisherigen Hostinstitution gegenüber der DFG
• Bei Vorliegen des neuen Bewilligungsschreibens und der Abrechnung der bisherigen Hostinstitution erfolgt die Drittmittelanzeige durch Sie und darauf die Einrichtung eines Projektkontos/PSP-Elements.
• (Absichts-) Erklärungen aller Beteiligten im Vorfeld können ggf. sinnvoll sein (z.B. wenn Forschungsgeräte transferiert werden). Hierbei unterstützten wir von AF Sie gerne.
• Weitere Verträge (etwa Kooperationsvertrag o.Ä.) sind bei DFG-Förderungen in aller Regel nicht erforderlich.

Abteilung Forschungsförderung (AF)

Allgemeine Fragen und Probleme bei Drittmittelprojekten
Marion Dürr (Leitung)
E-Mail
Tel.: 0711 459 22077

Dr. Janine Forler-Kettering (Leitung)
E-Mail
Tel.: 0711 459 22067

Absichtserklärungen, Verträge, Fragen zum Zuwendungs- oder Änderungsbescheid
Kontakt:
af@verwaltung.uni-hohenheim.de
Tel. (Sekretariat): 0711 459 24042

Abteilung Wirtschaft und Finanzen, Drittmittelverwaltung (AW 1)

Mitteltransfer, Anlage Projektkonto/PSP-Element (SAP)
Petra Forster
E-Mail
Tel. 0711 459 24511

Drittmittelanzeige
Vasiliki Papandreou
E-Mail
Tel. 0711 459 22079

Abteilung Personal und Organisation, Arbeits- und Tarifrecht (APO 3)

Personaltransfer und Einstellungen
Steffen Diebold
E-Mail
Tel. 0711 459 22024