Geldtransfer in Forschungsprojekten

(Unteraufträge, Mittelweiterleitung)

Häufig müssen innerhalb eines öffentlich geförderten Forschungsverbundes Gelder/ Fördermittel zwischen den beteiligten Institutionen transferiert werden. Abhängig von der Organisation des Verbundes und vom Beitrag der einzelnen Beteiligten sind hier verschiedene Wege/ Konstellationen möglich.

Bitte beachten Sie  immer zuerst die Vorgaben des Drittmittelgebers in der Ausschreibung, im Zuwendungsbescheid oder in seinen allgemeinen Richtlinien.

Aufnahme als Verbundpartner ins Konsortium

  • In der Regel sollten alle Projektbeteiligten, die einen substantiellen wissenschaftlichen Anteil zum Projekt beitragen, auch Kooperations- bzw. Verbundpartner sein.
  • Als solche erhalten sie die Mittel für ihre Aufgaben meist direkt vom Geldgeber.
  • In EU-Projekten leitet der Verbundkoordinator die Mittel nach den Vorgaben der EU an die Kooperationspartner weiter.

Mittelweiterleitung

  • Hierbei übernimmt die Universität die Weitergabe von Mitteln des Geldgebers an weitere Projektbeteiligte im In- und Ausland.
  • Eine Mittelweiterleitung muss mit dem Projektträger bzw. Geldgeber abgestimmt sein.
  • Grundlage ist immer ein Mittelweiterleitungsvertrag. Wenden Sie sich hierfür bitte an unsere Juristen.
  • Bei Mittelweiterleitung fällt in der Regel keine Umsatzsteuer an.
  • Mit der Mittelweiterleitung übernimmt die Universität gegenüber dem Geldgeber auch die Verantwortung und die Nachweispflicht für die zweck- und bestimmungsgemäße Verwendung dieser Mittel. Dies setzt grundsätzlich ein gewisses Vertrauen in die Partner voraus. Termine und Form für die Lieferung von Belegen und Berichten sollten verbindlich geregelt sein.

Unteraufträge

  • Für Teilaufgaben, die nicht zu den wissenschaftlichen Kernaufgaben im Projekt gehören und von anderen Einrichtungen oder Unternehmen geleistet werden können, wie z.B. spezielle Routineanalysen oder Aufgaben wie der Druck eines Flyers, können in der Regel Unteraufträge vergeben werden.
  • Wenn möglich sollte dies bereits im Projektantrag eingeplant werden. Werden Unteraufträge erst im Projektverlauf notwendig, muss dies mit dem Geldgeber/Projektträger abgesprochen werden.
  • Unter Umständen müssen Unteraufträge öffentlich ausgeschrieben werden. Hierbei sind die für die Zentrale Beschaffung gültigen Vergaberichtlinien und Wertgrenzen zu beachten.
  • Für bestimmte Aufträge und Dienstleistungen hat die Universität Rahmenverträge mit ausgewählten Anbietern abgeschlossen. Diese müssen über die Zentrale Beschaffung abgewickelt werden. Bitte setzen Sie sich dazu mit der Abteilung AW 2 in Verbindung.
  • In manchen Fällen ist der Abschluss eines Werkvertrags zwischen der Universität und dem Auftragnehmer möglich. Ein Werkvertrag kommt dann zustande, wenn der Auftragnehmer von der Universität verpflichtet wird, ein genau bezeichnetes Arbeitsergebnis selbständig, eigenverantwortlich und unter Einsatz eigener Arbeitsmittel/Fachkenntnisse zu erbringen. Beim Abschluss von Werkverträgen sind spezielle Regelungen zu beachten – bitte wenden Sie sich diesbezüglich frühzeitig an die Zentrale Beschaffung (AW2).
  • Wird zum Unterauftrag ein sonstiger, nicht über die bereits genannten Verfahren bei der Zentralen Beschaffung erfasster Vertrag abgeschlossen, wenden Sie sich bitte an unsere Juristen. Es sollten darin in jedem Fall klare Regelungen zur Geheimhaltung und Verwendung der Ergebnisse vereinbart werden. Hierzu beraten unsere Juristen Sie gern.
  • Unteraufträge können auch an ausländische Institutionen vergeben werden. Sie können daher genutzt werden, um Mittel an ausländische Projektbeteiligte zu transferieren. Dies kann sinnvoll sein, wenn eine Beteiligung der ausländischen Institution als Verbundpartner nicht möglich ist. Wir beraten Sie dazu gern.
  • Bei Unteraufträgen fällt in aller Regel Umsatzsteuer an! Beachten Sie dies bei der Kalkulation der Projektkosten. Besondere Regelungen sind bei Leistungen aus dem Ausland zu beachten.