Alumni-Managerin – Eine Ansprechpartnerin für alle   [23.10.15]

Seit einem Jahr hat die Uni Hohenheim eine eigene Alumni-Managerin: Tatjana Junge pflegt die Kontakte zu den Ehemaligen. Von Beginn an konnte sie dabei auf reiche Erfahrungen zurückgreifen, denn zuvor bekleidete sie eine sehr ähnliche Aufgabe an der Uni Stuttgart. Worin genau die Alumni-Arbeit besteht – und was nicht dazu gehört – erläutert sie bei einem Kaffee mit dem Online-Kurier.

 

Frau Junge, was managt eine Alumni-Managerin?

Ich manage den Kontakt zu ehemaligen Studierenden. Das hat erst einmal viel zu tun mit Kontaktpflege. Und zu Beginn meiner Alumni-Arbeit muss auch eine Datenbank aufgebaut und gemanagt werden. Die Universität Hohenheim möchte damit eine Plattform für den Austausch zwischen Studierenden, Ehemaligen, Wissenschaftlern, Wirtschaftspartnern sowie Freunden und Förderern schaffen.

Warum ist eine solche Plattform für die Uni Hohenheim wichtig? 

Ehemalige Studierende und Absolventen sind, sobald sie die Universität verlassen haben, auch Botschafter unserer Universität. Sie haben hier ihre Erfahrungen gesammelt, die sie hinaus in die Welt tragen.

Die meisten Alumni waren mit ihrer Zeit hier sehr zufrieden. Die Plattform soll ihnen ermöglichen, weiterhin informiert zu bleiben, was in Hohenheim geschieht. Und sie soll ihnen Gelegenheit geben, sich mit ihrer Expertise und Erfahrung einzubringen und Impulse zu geben, in welche Richtung sich die Universität Hohenheim weiterentwickeln könnte.

Zusätzlich zu diesem Kontakt mit der Uni möchte ich auch Kontakte von Alumni untereinander fördern. Und als dritte Schnittstelle stelle ich mir vor, Ehemalige und aktuell noch Studierende zusammenzubringen. Es ist also eine Kontaktpflege in mehrfacher Hinsicht, die ich betreiben möchte. Dafür stehe ich als Ansprechpartnerin für Aktivitäten und als Koordinatorin zur Verfügung.

Welche Vorteile bietet es, zu den Alumni der Uni Hohenheim zu gehören?

Alumni bleiben erst einmal informiert, was an der Uni geschieht. Sie halten den Kontakt mit ehemaligen Mitstudierenden, oder sie können ihn über die Plattform wieder herstellen. Zudem gibt es verschiedene Alumni-Veranstaltungen, zu denen die Mitglieder eingeladen werden.

Ein weiterer Mehrwert ist, dass sie vergünstigt an den Kursen des Sprachenzentrums teilnehmen, die Stellendatenbank des CareerCenters nutzen können und auch Zugang zum Fotoarchiv und eingeschränkte Nutzungsrechte der Bilder haben. Das heißt, sie dürfen Fotos der Universität unter bestimmten Voraussetzungen für eigene Zwecke einsetzen.

Wir planen auch eine eigene Alumni-E-Mail-Adresse und einen Alumni-Newsletter.

Woher wissen Sie, was die Alumni möchten?

Themen, die interessieren, habe ich über eine Alumni-Umfrage herausgefunden. Ich habe hierfür knapp 4.450 Alumni angeschrieben und gezielt nachgefragt. Die Adressen kamen zum einen direkt aus der bereits existierenden Datenbank, für die Ehemalige sich schon zuvor selbst registrieren konnten, des Weiteren von den Rückläufen der Absolventenbefragung und vom Prüfungsamt.

Die Auswertung hat gezeigt, dass Ehemalige sich vor allem für Veranstaltungen auf dem Campus der Uni interessieren und bei der Gelegenheit gerne für einen Besuch nach Hohenheim kommen.

Sehr großes Interesse besteht auch beispielsweise an Neuigkeiten aus Studium, Forschung und Lehre, an Campus-News und neuen Professorinnen und Professoren, an Themen, mit denen die Uni in den Medien vertreten ist, und vor allem auch an der Vorstellung von Hohenheimer Alumni. Daher werde ich zusammen mit der Hochschulkommunikation ab Herbst einen Alumni-Newsletter starten, den Alumni bei Interesse abonnieren können. Er wird dann zwei bis drei Mal pro Jahr verschickt.

Welche weiteren konkreten Schritte haben Sie bisher unternommen?

Erstmals angeschrieben habe ich die Hohenheimer Alumni im April dieses Jahres. In diesem Schreiben war auch ein Link zu der vorhin erwähnten Umfrage enthalten.

Der nächste Kontakt war eine Einladung zum Hohenheimer Dies academicus und zum Tag der offenen Tür. An beiden Tagen gab es einen Stand für Alumni, an dem sie sich informieren und mich kennenlernen bzw. sich mit ehemaligen Mitstudierenden verabreden konnten. Am Tag der offenen Tür veranstalteten wir zudem erstmals eine Führung für Alumni, an der nach vorheriger Anmeldung über 30 Ehemalige teilnahmen.

Jüngst bekamen Alumni erstmals gezielt eine Einladung zum Ball unter der Erntekrone. Über 50 haben sich daraufhin angemeldet. Im Vorjahr waren nur zwei Alumni auf dem Ball.

Das zeigt, dass wir auf einem guten Weg sind, wenn wir Einladungen zu weiteren Veranstaltungen planen. Auch als Ansprechperson und Koordinatorin werde ich zunehmend wahrgenommen.

Wer spricht Sie an?

Derzeit bildet sich zum Beispiel eine Gruppe von ehemaligen Ernährungswissenschaftlern, die ich logistisch unterstütze. Oder ich bekomme Nachfragen, weil interessierte Hohenheimer Alumni Stammtische beispielsweise in Dresden, Frankfurt am Main und in Luxemburg organisieren wollen oder aber eigene Veranstaltungen für Kommilitonen ihres Fachbereichs planen. Auch hochschulintern wird angefragt, so z.B. für eine Veranstaltung, für die frühere Hohenheimer als Referenten gesucht werden.

Das zeigt: Der Erfolg steht und fällt mit den Leuten – mit engagierten Köpfen, die gerne Aufgaben übernehmen und organisieren. Eines meiner Ziele ist deswegen auch, interessierte und engagierte Alumni zu finden, die aktiv werden, z.B. um lokale Alumni-Vereine und Alumni-Stammtische zu gründen.

Außerhalb Deutschlands stelle ich mir gewissermaßen Regionalbotschafter für Hohenheim in anderen Ländern vor, die man gezielt ansprechen kann. Ich bin aktiv, damit andere aktiv werden und immer wieder zu Veranstaltungen und Aktivitäten zurückkehren können.

Welche weiteren Ideen und Ziele haben Sie und die Universität insgesamt?

Ich möchte gleich auch die neuen Studierenden ansprechen. Sie sind mit dem ersten Tag in Hohenheim schon auf dem Weg, Alumni zu werden. Es wäre schön, wenn zum Beispiel alle hiesigen Studierenden, die ins Ausland gehen wollen, sich bei Alumni nach Wohn- und Ausgehmöglichkeiten erkundigen können oder sogar vor Ort einen „Buddy“ vorfinden, der ihnen weiterhilft. Auch ein Datenpool für Mentoring-Programme wäre wünschenswert.

Das Führungsziel der jetzigen Universitätsleitung ist, das positive Bild der Uni nach außen zu stärken und mit ihren Ehemaligen in Kontakt zu bleiben.

Interview: Dietmar Töpfer