Neue Uni-Website: Der Countdown läuft  [12.01.24]

Sie ist das wichtigste Aushängeschild für die Uni und eine zentrale Kommunikations-Plattform für sämtliche Zielgruppen – von Studieninteressierten über (potenzielle) Kooperationspartner bis hin zu den Uni-Angehörigen selbst. Doch im Moment wirkt die Website der Uni Hohenheim vor allem eins: in die Jahre gekommen. Das soll sich ab 2024 in großen Schritten ändern. Wie dieses Mammutprojekt gelingt und wie sich alle Uni-Angehörige – von den Profs bis zu den Studierenden – beim interaktiven World-Café im Schloss (5.2.) einbringen können, berichtet der Leiter der Stabsstelle Webredaktion und -entwicklung, Oliver Reuther, beim Kaffee mit dem Online-Kurier.

 

Save the Date: Uni-Angehörige sind in den kommenden Wochen herzlich zu zwei interaktiven Formaten eingeladen. Der Zoom-Talk „Hohenheim LIVE“ (22.1.) mit dem Rektor bietet einen ersten Einblick ins Projekt Web-Relaunch und beschäftigt sich darüber hinaus mit den weiteren Kommunikationskanälen der Uni. Beim World-Café (5.2.) in den Schlosssälen geht es um Input und Feedback für die Uni-Website. Mehr Infos…

 

-
Oliver, du bist vor einem guten Jahr nach Hohenheim gekommen. Schon bei der Bewerbung war klar, es wartet eine große Herausforderung: der Relaunch der Uni-Homepage. Was hat dich gereizt?

Man sieht’s mir nicht an, aber ich bin ein Digital Native: Seit ich 14 bin, nutze ich intensiv (bis exzessiv) Computer aller Art – meine ersten Webseiten habe ich 1995 im Medientechnik-Studium an der HdM ins Netz gestellt. Die letzten 25 Jahre habe ich im SWR für Radio, Fernsehen und Internet gearbeitet, unter anderem als Redaktionsleiter von SWR3.online.

Ich brenne dafür, Inhalte digital und multimedial übers Web zu den Menschen zu bringen, und ich brenne für exzellente technische Lösungen, die das möglich machen. Die Uni Hohenheim bietet mir die einmalige Möglichkeit, diese beiden Leidenschaften mit meinen Herzensthemen Bildung und Wissenschaft zu verbinden.

Plus: Ich habe ein Hammer-Team, einen erstklassigen Chef, super Kolleg:innen in den beiden anderen Stabsstellen und auf dem Campus wimmelt es nur so von sympathischen und kompetenten Menschen in Verwaltung, Forschung und Lehre. Und dann sind da ja noch die Studierenden und der schönste Uni-Campus Deutschlands.

Kurzum: Die Leitung der Stabsstelle Web ist ein großes Glück für mich.

Ich schätze den Geist, der hier weht. Wo immer man stöbert, findet man faszinierende Themen, die einen echten Mehrwert für unsere Gesellschaft bringen. Andernorts geht es oft darum, sich besser darzustellen, als man eigentlich ist. In Hohenheim haben wir das nicht nötig. Überall liegen Rohdiamanten, man muss sie nur zum Strahlen bringen. Das Gefühl, hier einen Beitrag leisten zu können, erfüllt mich.

Die Herausforderung: In all unserer Vielfalt müssen wir es gleichzeitig auch schaffen, unsere Kräfte zu bündeln und nach außen einen starken Auftritt hinzulegen. Denn schließlich wollen wir ja auch Außenstehende begeistern, sie als neue Studierende, Forschende, Beschäftigte oder Kooperationspartner:innen gewinnen.

Genau hier sehe ich den großen Beitrag, den die neue Website für die Uni leisten kann. Dabei ist für mich eine Sache klar: Unsere Forschung und Lehre sind State of the Art – also muss das auch für unsere neue Website gelten.

Die bestehende Homepage ist tatsächlich schon ziemlich in die Jahre gekommen. Viele warten mit wachsender Ungeduld auf eine neue Version. Wie geht es denn hier nun konkret weiter?

Ich bin fest überzeugt: Der Relaunch wird uns gelingen, wenn wir das Thema Web mit seinen vielen Facetten 1. gemeinsam mit allen Bereichen der Universität angehen, uns dabei 2. Unterstützung von außen holen und 3. die Webseiten agil entwickeln.

1. Gemeinsam
Das Thema Webseiten betrifft alle Bereiche der Universität und darüber hinaus. Wir wollen sicherstellen, dass möglichst viele Personen ihre Anforderungen an die neuen Webseiten einbringen können, und werden daher im Februar ein World-Café anbieten und viele bilaterale Gespräche zum Thema neue Webseiten führen.

2. Mit externer Unterstützung
Allein ist's schwer bis unmöglich. Wir haben uns deshalb externe Kompetenz in Form eines erfahrenen Hochschulberaters geholt, der uns in verschiedenen von ihm moderierten Formaten (Workshops und World-Café) durch die Konzeption der neuen Webseiten begleiten wird. Außerdem unterstützt er uns mit seiner reichhaltigen Erfahrung dabei, mit einer Ausschreibung eine passende TYPO3-Agentur zu finden, die unsere Anforderungen umsetzt.

3. Agil
Wir entwickeln flink und mutig, selbstorganisiert und transparent, kontinuierlich und nachhaltig. Das heißt, wir definieren unsere Anforderungen, setzen Prioritäten, schnüren überschaubare Arbeitspakete und arbeiten iterativ. Bei jedem Schritt lernen wir dazu und passen unsere Anforderungen und Prioritäten gegebenenfalls an – immer im Austausch mit Uni-Angehörigen aus allen Bereichen.

Die Ungeduld ist nachvollziehbar und zeigt mir, dass viele Leute in den Startlöchern stehen und gerne mehr für die Uni Hohenheim herausholen wollen. Der Stillstand dauert schließlich mehr als fünf Jahre an.

Die guten Nachrichten: Wir bleiben bei TYPO3 als Content-Management-System, wir setzen unser neues Corporate Design für die neuen Webseiten um und ziehen die Inhalte auf das neue System um. Alles in diesem Jahr. Allerdings wird es keinen Tag X geben, an dem die neue Homepage mit einem Schlag plötzlich wundersam verwandelt dasteht. Dafür haben wir zu viele Webseiten – mehr als 20.000.

Die Migration, also der Umzug der Inhalte, ist eine gewaltige Herausforderung. Ende des Jahres werden wir ca. 70 % unserer Webseiten auf die neue TYPO3-Version umgezogen haben. Die genaue Prozentzahl spielt aber eigentlich keine Rolle. Entscheidend ist, dass wir mit den richtigen Websites beginnen.

Welche sind das?

Unsere beiden Kerngeschäfte sind die Forschung und die Ausbildung von Studierenden. Dafür bekommen wir unser Geld und darauf gründet sich unser Renommee. Deshalb müssen die Webseiten für diese beiden Bereiche auch am Anfang unseres Relaunch-Prozesses stehen.

Das Intranet für die Beschäftigten hingegen ist zwar im Alltag sehr wichtig – und inhaltlich das Beste, was ich je gesehen habe – aber mit Blick von außen weniger wettbewerbsrelevant. Deshalb können wir diesen Bereich zu einem späteren Zeitpunkt in Angriff nehmen.

Der zahlenmäßig größte Anteil an unseren Webseiten stammt aus den über 300 Einrichtungen. Den Umzug dieser Seiten werden wir begleiten mit neuen technischen Lösungen sowie einem breit angelegten Schulungsprogramm.

Ein konkretes Ziel in diesem Jahr ist für mich zum Beispiel, dass wir pünktlich zum Studienstart im Herbst ein grandioses Studierenden-Portal haben. Das heißt: Studierende finden, was sie wirklich suchen – und es macht ihnen Spaß, weil wir sie richtig ansprechen und immer authentisch mitschwingt, was das Studium in Hohenheim so besonders macht.

In einer idealen Welt könnten wir schon im Sommersemester mit neuen Websites für Studieninteressierte aufwarten. Leider ist das zeitlich nicht realistisch. Aber wir können hier gute Vorarbeit leisten und die bestehenden Websites so optimieren, dass der Umzug anschließend leichter gelingt.

Die Uni bemüht sich schon seit einigen Jahren, den Relaunch in Angriff zu nehmen. Warum kommt der Durchbruch erst jetzt?

Ich habe im SWR in den letzten 25 Jahren an etwa einem Dutzend teils großer Relaunches mitgearbeitet und mich darüber hinaus in den letzten Monaten mit unabhängigen IT-Expert:innen ausgetauscht, die unterschiedliche Firmen und Institutionen beim Thema Webseiten beraten und begleiten. Alle sagen: Uni-Homepages gehören zu den anspruchsvollsten Relaunch-Projekten, die sie kennen. Das hat mit der komplexen dezentralen Struktur und den vielfältigen Inhalten und Zielgruppen zu tun. Andere Hochschulen stehen genau vor den gleichen Herausforderungen. Wir sind also kein besonders schwerer Fall.

Auch der Fachkräftemangel im öffentlichen Dienst, insbesondere im IT-Bereich, ist ja kein Geheimnis. Unser Plan ist deshalb, die technische Umsetzung des Projekts an eine externe Agentur zu vergeben, damit wir uns in der Stabsstelle voll auf die Koordination, den Austausch mit den Uni-Angehörigen und auf Spezial-Projekte, die besondere Kreativität erfordern, konzentrieren können. Parallel dazu bauen wir den Bereich Web-Entwicklung wieder auf, damit wir wegkommen von anstrengenden Relaunches hin zu einer kontinuierlichen Weiterentwicklung.

Auch hier folgen wir dem Beispiel anderer Unis, die solche Mammut-Projekte schon erfolgreich gestemmt haben.

Wir sind also in guter Gesellschaft und trotzdem gibt es einen Faktor, der die Uni Hohenheim in meinen Augen besonders macht.

Und zwar?

Unsere Website wirkt heute veraltet, doch vor 10 bis 15 Jahren war sie ihrer Zeit weit voraus. Je mehr ich mit der Seite arbeite, desto mehr erkenne ich, wie viel Gehirnschmalz einmal in den Aufbau geflossen ist.

Hohenheim war sehr früh mit anspruchsvollen und umfangreichen Webseiten im Internet. Und Hohenheim war immer vorne mit dabei, wenn es darum ging, neue Funktionalitäten zu integrieren, zum Beispiel interaktive Elemente, die damals unter dem Schlagwort „Web 2.0“ liefen. Auch das Hohenheimer Intranet ist unglaublich ambitioniert angelegt.

Durch Events wie das „TYPO3-Camp“ hatte die Uni Hohenheim damals auch in der Web-Entwicklungs-Szene einen Namen. An all das möchte ich wieder anknüpfen. Doch im Moment leiden wir erst mal noch am „Fluch der frühen Geburt“.

Was meinst du damit?

Weil die Uni Hohenheim in Sachen Web-Auftritt damals zu den Vorreitern gehörte, gab es für vieles noch keine vorgefertigten Standardlösungen. Viele Funktionalitäten wurden deshalb von unseren Vorgängern in Hohenheim entwickelt oder zumindest stark angepasst.

Das klingt erst mal praktisch. Aber unsere Webseiten wurden dadurch im Lauf der Zeit technisch unglaublich komplex, was von Update zu Update eine immer größere Herausforderung darstellte, zumal die Entwickler von damals heute nicht mehr an der Uni arbeiten. So hängen wir seit ein paar Jahren auf einer sehr alten Version unseres Content-Management-System fest.

Doch es gibt immer noch viel von dem einstigen Pioniergeist, der bis heute nachwirkt. Viele Uni-Angehörige wissen aus eigener Erfahrung ganz genau: Die Website kann besser sein. Und es kribbelt ihnen förmlich in den Fingern, etwas zur Weiterentwicklung beizutragen, Feedback zu geben etc.

Ich bin überzeugt, diese Unruhe lässt sich konstruktiv nutzen, damit wir bald nicht nur irgendeine neue Website haben, sondern eine richtig, richtig gute.

Du hast eben schon erwähnt, dass Uni-Angehörigen beim Relaunch eine aktive Rolle zukommt. Wie kann ich mir das genauer vorstellen?

Begonnen haben wir ganz klassisch, indem wir Interviews mit wichtigen Stakeholdern geführt haben. Von der Uni-Leitung über die Fakultätsvorstände bis zur Studierendenvertretung. Diese Perspektive war wichtig, um die grobe Richtung des Projekts abzustecken.

Nun sind wir dabei, die Anforderungen für die Agentur noch detaillierter auszuarbeiten. Besonders wertvoll in dieser Phase sind die Erfahrungen von Uni-Angehörigen, die Tag für Tag intensiv mit der Website arbeiten. Also nicht aus der Chef-Etage, sondern von Beschäftigten, die den Laden hier im Alltag am Laufen halten.

Wir haben dazu ein motiviertes Team zusammengestellt, das einen Querschnitt von Beschäftigten aus allen Bereichen und Fakultäten abbildet. Außerdem sind Studierende mit an Bord. Dieses Team wird den Relaunch-Prozess in den nächsten Monaten intensiv begleiten und auch eine Brücke zu ihren jeweiligen Bereichen herstellen.

Im Februar wollen wir dann sogar noch einen Schritt weitergehen und wirklich alle an der Uni einladen, ihre Perspektive einzubringen. Dazu richten wir am 5. Februar ein großes interaktives World-Café in den Schlossräumen aus.

World-Café? Wie läuft das ab?

Meine Hoffnung ist, dass wir an diesem Termin eine große Zahl von Menschen zusammentrommeln können, die die gesamte Vielfalt der Uni abbilden. Professor:innen ebenso wie Sekretariate, Studierende wie Beschäftigte der Verwaltung usw. Sprich: Alle, die sich mit der Uni Hohenheim identifizieren und mithelfen wollen, die Homepage besser zu machen. Also bitte: Weitersagen!

Vielleicht können wir kurzfristig sogar noch einige Externe dazu holen, wie z. B. Schüler:innen oder Unternehmensvertreter:innen. Denn schließlich sind ja gerade sie auch enorm wichtige Zielgruppen, die wir mit unserer Homepage ansprechen wollen. Wer also Kinder hat, die schon langsam ans Studium denken, kann diese sehr gerne mitbringen.

Das Format funktioniert so: Im „World-Café“ steht jeder Tisch für ein Thema. Beispiele: „Wie soll die Suche gestaltet sein“, „Was muss die Homepage für Studieninteressierte bieten?“, „Welche Campus-Daten werden wie eingebunden?“ Es kommen dann jeweils buntgewürfelte Gruppen zusammen, um über das jeweilige Thema zu diskutieren.

Die Ergebnisse werden stichpunktartig am Tisch festgehalten. Anschließend wird durchgewechselt. Am Ende waren alle Teilnehmer:innen an möglichst vielen Tischen und haben dort Themen bearbeiten. Der Clou: Man beginnt nicht jedes Thema immer wieder bei Null, sondern kann auf den Notizen der vorangegangenen Gruppen aufbauen.

Wow, das klingt spannend! Ich werde dabei sein.

Und wenn ich dich zum Schluss noch ganz persönlich frage: Was ist dir für die neue Homepage wichtig?

(lacht)

Wie viel Zeit haben wir denn? Ich sag mal so: Der technische Rückstand, den wir aktuell haben, ist eine große Chance. Weil wir viele Dinge nicht nur graduell weiterentwickeln, sondern völlig neu denken können.

Ein Beispiel: Die meisten Menschen geben nicht mehr www.uni-hohenheim.de in ihren Browser ein und klicken sich dann von der Startseite aus zum gewünschten Inhalt durch. Stattdessen kommen die Menschen über Suchmaschinen, Social Media, spezielle Portale oder über Links von Freunden und Bekannten und landen auf einer Unterseite unseres Webangebots. In der Wahrnehmung ist das dann aber häufig erst mal „die“ Uni-Website. Entweder man findet schnell, was man sucht – oder ist schnell auch wieder weg.

Das sagt mir zweierlei: Alle Seiten müssen gewisse Mindeststandards erfüllen – und wir brauchen ein intelligentes System, das Besucher:innen von jedem Ort aus zu weiteren interessanten Inhalten lotst. Eine gut durchdachte Hauptnavigation ist dabei ein Bestandteil unter vielen.

Ich bin in diesem Zusammenhang übrigens auch ein großer Freund datengetriebener Website-Analysen: Woher kommen die Leute? Wohin gehen sie? Was machen sie in der Zwischenzeit? Wann verlieren wir sie? Wir haben seit letztem Jahr ein hervorragendes und datenschutzkonformes Analyse-Tools im Einsatz, das viele wertvolle Erkenntnisse bringen kann.

Wenn wir zum Beispiel wollen, dass sich die Besucher:innen der Website für einen Studiengang bewerben, dann darf der Button dafür nicht erst durch langes Scrollen unten auf der Seite erreichbar sein. Solche Erkenntnisse will ich sehr gerne in die neuen Webseiten einfließen lassen.

Und was wird die neue Website für Beschäftigte bringen, die selbst Inhalte erstellen oder pflegen?

Ein besonders leidiges Thema, das bei allen Redakteur:innen für kollektives Aufstöhnen sorgt, ist die Mehrfachpflege von Datensätzen.

Beispielsweise werden Personendaten zentral in HohCampus gepflegt. Damit sie auch auf der Uni-Homepage ansprechend präsentiert werden können, müssen sie dort bisher jedoch manuell eingefügt werden. Das heißt: Gibt es irgendeine kleine Änderung, zum Beispiel eine neue Telefonnummer, muss überall nachgearbeitet werden. Eine absolute Zeitverschwendung – und eine Fehlerquelle. Das gleiche gilt für Raumdaten, Publikationslisten etc. Diese Doppelarbeit lässt sich durch gute Schnittstellen vermeiden – die gab es vor ein paar Jahren schon und wir werden sie wieder aufbauen. Dieses Thema hat für mich eine besonders hohe Priorität.

Außerdem wollen wir eine Art „Baukastensystem“ für alle zur Verfügung stellen, die eigene Websites erstellen: Einrichtungen, Projekte, Vereine und so weiter. Das Ziel: Mehr Möglichkeiten, einfachere Bedienung – und ein schicker, wiedererkennbarer Look in unserem neuen Corporate Design.

Mir schwebt vor, dass das Baukastensystem passgenau für die jeweiligen Redakteur:innen eingerichtet werden kann: Je nach Vorkenntnissen und Aufgaben sollten also mehr oder weniger Funktionalitäten bereitgestellt werden.

Ach ja, außerdem wollen wir natürlich Verbesserungen für die englische Version der Website, für News & Veranstaltungen, für die Präsentation unserer Forschungsschwerpunkte – und wir wollen Möglichkeiten, künftig KI-Tools wie Chatbots einzusetzen …

(lacht)

Ich glaube, wir werden heute nicht mehr fertig!

Wir werden wieder berichten. Vielen Dank für den ersten Einblick – und wir sehen uns beim World-Café am 5.2. im Schloss!

Interview: Leonhardmair