Änderungen der HÜL-Nummer-Erfassung ab 01.01.2025  [16.01.25]

 

Ergänzende Informationen zu den Änderungen der HÜL-Nummer-Erfassung in SAP ab dem 01.01.2025

Am 18.12.2024 hatten wir Sie informiert, dass es ab dem 01.01.2025 nicht mehr möglich ist, die HÜL-Nummer in SAP zu erfassen. Diese Anpassung ist auf technische Änderungen am System zurückzuführen, die außerhalb unseres Einflussbereichs liegen.

Wir danken Ihnen für Ihre Rückmeldungen zu den angekündigten Änderungen, die wir sorgfältig geprüft haben.
In den Einrichtungen kann auch weiterhin eine HÜL-Liste geführt und die HÜL-Nummer in Anordnungen angegeben werden. Bitte beachten Sie aber, dass diese nicht mehr im Feld „HülNr (HisBI)“ sichtbar sein wird.
Sollten Sie keine HÜL-Nummern mehr verwenden, kann das entsprechende Feld in den Vordrucken freigelassen werden. Die Vordrucke werden unverändert beibehalten.
Um Ihnen die klare Nachvollziehbarkeit von Belegen und Zahlungen ermöglichen zu können, werden wir ab sofort im SAP die Angaben im Feld „Referenz“ (Anm. im HISBI erscheint dieser Eintrag dann im Feld „BelegNr. (extern) bzw. ExtBelegNr.)“ wie folgt standardisieren und präzisieren:

·        Rechnungen (Sach- und Investitionskosten): Es wird stets die auf der Rechnung angegebene Referenz
         (Rechnungsnummer, Verwendungszweck o.ä.) des Lieferanten oder Rechnungsstellers eingetragen.
·        Auslagen: Das Datum der Anordnung wird in folgendem Format erfasst: Ausl TT.MM.JJJJ.
         Beispiel: Eine Auslage mit Anordnung vom 03.01.2025 erhält den Eintrag Ausl 03.01.2025.
·        Reisekosten: Der erste Tag der Reise wird in folgendem Format eingetragen: RK TT.MM.JJJJ.
         Beispiel: Eine Reise vom 07.01.2025 bis zum 09.01.2025 erhält den Eintrag RK 07.01.2025.
·        Bankgebühren: Hier wird der Verwendungszweck der Rechnung erfasst für welche die Bankgebühr anfällt.
·        Stipendien: Der Name des Stipendienempfängers wird im Format Stip Name angegeben.
·        Personalkosten: keine Änderungen

Sollten weitere Standardisierungen erforderlich sein, melden Sie sich bitte bei uns. Wir werden dann prüfen, ob das Uni-weit umsetzbar ist.

In HiS können Sie mit dem Bericht SAP Buchungsbericht jede von Ihnen angeordnete Zahlung mithilfe der BelegNr. (extern) in Ihrem PSP-Element oder Ihrer Kostenstelle nachvollziehen.
Sofern Sie einen einzelnen Beleg suchen, verwenden Sie bitte das Feld „ExtBelegNr.“.

Wir sind uns bewusst, dass diese Änderungen für uns alle zunächst einen gewissen Mehraufwand mit sich bringt. Dennoch sind wir überzeugt, dass die neue Handhabung der Erfassung im Feld ExtBelegNr zu einer weiterhin transparenten und verlässlichen Dokumentation beitragen wird.

Für Rückfragen oder falls Sie Unterstützung benötigen, stehen wir Ihnen selbstverständlich jederzeit gerne zur Verfügung oder kommen Sie gerne zu unseren Informationsveranstaltungen „Ins Gespräch kommen mit AW 3“ bzw. in die „HIS-BI-Schulungen“.

Michaela Bühler (Leitung AW3) und das Team von AW3

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