Einstellung HÜL-Nummer [18.12.24]
Vergangene Woche hatten wir sie informiert, dass wir die HÜL-Nummer leider zum neuen Jahr nicht mehr bei den Buchungen aufnehmen können.
Hintergrund sind technische Anpassungen am System, die wir nicht beeinflussen können und von der wir auch kurzfristig Kenntnis erhalten haben.
Uns haben viele Rückmeldungen erreicht, dass befürchtet wird, dass durch die Abschaffung der Eingabe der HÜL-Nummern es zu einer massiven Verschlechterung bei der Auffindbarkeit von Buchungen kommen wird. Befürchtet wird auch, dass es dadurch zu einem stark erhöhten Arbeitsaufwand für die Sekretariate einhergehend mit schlechter und/oder unzureichender Kontrollierbarkeit der einzelnen Kostenstellen/PSPs bedeutet.
Das bisher für die HÜL-Nummer genutzte Feld "Zuordnung" im Belegkopf wird zukünftig für die Erfassung einer SAP-Belegnummer für die gesetzlich vorgeschriebene digitale Archivierung benötigt. Ein anderes Feld, im Belegkopf bei SAP, steht uns nicht zur Verfügung. Daher sind wir nicht mehr in der Lage, die HÜL-Nummer als zusätzlichen Service weiterhin in der Buchung zu erfassen.
Wir sind seitens AW aktuell dabei zu überlegen, wie wir auch ohne HÜL-Nummer sicherstellen können, dass die Buchungen ohne größeren Aufwand gefunden werden können.
Wir werden Anfang des kommenden Jahres mit weiteren Informationen auf Sie zukommen.
Für die kurzfristige Umsetzung möchten wir Ihnen folgendes vorschlagen:
Auf den Auszahlungsformularen wird es auch weiterhin möglich sein, dass sie eine HÜL-Nr. eintragen. Diese wird aber nicht mehr ins SAP übernommen werden können.
Bei jeder Buchung wird auch immer als Referenz die externe Rechnungsnummer im SAP eingetragen und diese finden Sie auch im HiSBI als eindeutige Zuordnung "BelegNr.(extern)" bzw. "ExtBelegNr."
Bei Reisekosten steht immer ein RK und der Name der/des Reisenden im Feld "BelegNr.(extern)" bzw. "ExtBelegNr.", so dass auch hier eine Zuordnung möglich sein sollte. Daher kann die bei Ihnen bisher geführte HÜL weitergeführt werden. Wir empfehlen diese aber bei Rechnungen um die externe Rechnungsnummer zu ergänzen. So kann über das Feld eine Ableitung auf die HÜL erfolgen.
Für weitere Fragen stehen wir gerne zur Verfügung
Ihr AW-Team
Agnes Lampke Tel.: 22030