E-Rechnungspflicht seit dem 01.01.2025 [26.03.25]
Liebe Kolleginnen und Kollegen,
Neben der eEingangsrechnung umfasst die E-Rechnungspflicht auch die Ausgangsrechnungen, die wir an unsere Kunden stellen. Damit Sie künftig die Anforderungen an die eAusgangsrechnung erfüllen können, möchten wir Ihnen hierzu folgende Informationen geben:
Hintergrund und Anforderungen
Ab dem 1. Januar 2025 sind Rechnungen zwischen Unternehmen im Inland (B2B-Umsätze) grundsätzlich als elektronische Rechnungen verpflichtend und damit auch für die Universität Hohenheim.
Diese muss in einem vorgegebenen technischen Format erstellt, übermittelt und maschinell auswertbar sein. Dies gilt auch für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (B2G-Umsätze). Ergänzende Angaben können z.B. in einem PDF-Anhang erfolgen.
Eine Rechnung im PDF-Format gilt folglich nicht als elektronische Rechnung. Von der E-Rechnungspflicht bleiben Rechnungen an Endverbraucher (z.B. Privatpersonen) ausgenommen.
Die Frage, im welchem Format eRechnungen zwischen Unternehmen bzw. öffentlichen Einrichtungen konkret ausgetauscht werden, ist eine zivilrechtliche Frage, die zwischen den jeweiligen Vertragsparteien geregelt werden müssen. Dazu
Ab 01.01.2025:
Für eingehende Rechnungen (Eingangsrechnungen) gilt, dass diese seit dem 01.01.2025 nach den neuen Vorgaben als tatsächliche eRechnung von der Universität empfangen und verarbeitet werden. Diese Anforderung erfüllt die Universität bereits.
Bis 31.12.2026
Bis Ende 2026 dürfen Rechnungen für Umsätze zwischen Unternehmen (B2B-Umsätze ) weiterhin wie bisher gestellt werden. Somit ist die Universität spätestens ab dem 01.01.2027 verpflichtet, ihre B2B-Rechnungen (Ausgangsrechnungen) ordnungsgemäß als eRechnungen im neuen Format (ZUGFeRD-Rechnung –Pdf mit eingebetteter XRechnungen) zukommen zu lassen.
Umsetzung eAusgangsrechnung an der Universität Hohenheim
Bitte klären Sie mit Ihren Geschäftspartnern, ob diese weiterhin Papierrechnungen akzeptieren oder ob bzw. ab wann diese eine Abrechnung im eRechnungs-Format wünschen. Es ist anzunehmen, dass die Mehrheit der Geschäftspartner bereits im Laufe des Jahres 2025 ausschließlich eRechnungen fordert.
Zur Erstellung von eRechnungen bietet das Kommunikations- und Informationszentrum (KIM) die kostenpflichtige Softwarelösung (X-Creator, Anschaffung 110 € und Updates 80 €/Jahr) an. Eine weitere, zur Zeit kostenlose Option bietet pdf24
(tools.pdf24.org/de/elektronische-rechnung-erstellen). Bitte nutzen Sie hier ausschließlich die Desktop-Variante.
Soweit Sie mit Bundesbehörden abrechnen, erstellen Sie Ihre eRechnung weiterhin direkt über das frei verfügbare Portal
xrechnung.bund.de/prod/authenticate.do
Rechnungen an Einrichtungen des Land Baden-Württemberg reichen Sie wie in den zurückliegenden Jahren über das
www.service-bw.de/erechnung ein. Für das erforderliche eRechnungsformat benötigen Sie eine spezielle Softwarelösung (wie z.B. die vom KIM angebotene Software).
Rechnungen an Privatpersonen:
Rechnungen an Endverbraucher (z. B. Privatpersonen) unterliegen weiterhin nicht der E-Rechnungspflicht. Ein aktualisierter Vordruck für Rechnungen an Privatpersonen finden Sie auf der Homepage der Universität Hohenheim (www.uni-hohenheim.de/einnahmenbuchhaltung).
Mit den bisher schon zur Verfügung stehenden Anwendungen können Sie die Verpflichtung zur E-Rechnungsstellung bei Bedarf bereits erfüllen.
Die Annahmeanordnung ist aktuell weiterhin in Papierform erforderlich. Als Anlage zur Annahmeanordnung müssen Sie das Pdf der ZUGFeRD Rechnung anhängen.
Wir empfehlen allen Einrichtungen und Mitarbeitenden, die notwendigen Schritte zur Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben für ihren jeweiligen Bedarf zu prüfen und in ihre Prozesse zu integrieren.
Damit bei Zahlungseingang das Geld auch Ihnen zugeordnet werden kann, ist die Rechnungsnummer wie folgt anzugeben:
Jahr/Einrichtungsnummer/fortlaufende Nummer (Bsp. 2025/900a/0001)
Für weitere Fragen zur Umsetzung wenden Sie sich bitte an:
Michaela Bühler, Finanzbuchhaltung und Zahlungsverkehr (AW3), E-Mail: michaela.buehler@verwaltung.uni-hohenheim.de
Stefan Ebert, Stabsstelle eFinanzmanagement und Services, E-Mail: stefan.ebert@verwaltung.uni-hohenheim.de