Auf dem Siegertreppchen:
Uni Hohenheim ist erste Landes-Uni mit prämierter SAP-Einführung [12.12.16]
Fünf Jahre Change-Management: Uni Hohenheim führt kaufmännische Buchhaltung und SAP ein / 3. Platz bei SAP Quality Awards für vorbildlichen Prozess
Vom Lehrstuhl bis zur Tierklinik, von der Bibliothek bis zum Forschungszentrum: Zum 31. Dezember 2016 schließt die Universität Hohenheim ihr erstes Jahr mit neuem Buchhaltungssystem ab. Betroffen sind 140 Mio. Euro aus dem Landeszuschuss, aus 150 Zweitmittelprogrammen und aus 1.500 Drittmittelprojekten. Mit dreijährigem Vorlauf und zweijähriger Einführungsphase erfordert die Umstellung ein fünfjähriges Change-Management. Was der Universität offensichtlich vorbildlich gelingt, wie der Vergleich mit anderen Unternehmen zeigt: Für die erfolgreiche Einführung der Software erhält die Universität nun Bronze bei den SAP Quality Awards in der Kategorie Business Transformation. Sie behauptet sich dabei neben Großunternehmen wie Siemens AG und Sick AG. Bundesweit gelang dies bislang nur der Universität Duisburg-Essen.
Finanzverwaltung und Einkauf gehören zu den besonders komplexen Prozessen an Universitäten. Denn sie beziehen ihre Finanzierung aus einer Vielzahl höchst unterschiedlicher Quellen, die alle nach eigenen Regeln abgerechnet werden müssen. Das gilt selbst für öffentliche Gelder: Unterschiedliche Abrechnungsregeln gibt es z.B. von Bund, Land, EU und Fördereinrichtungen. Zudem vergeben all diese Geldgeber ihre Finanzmittel über unterschiedliche Programme, die wiederum alle eigenen Regeln gehorchen.
Teil des Wandels war nicht nur die Einführung einer neuen Software, sondern auch die Umstellung auf kaufmännische Buchhaltung. Dazu gehörte eine großangelegte Inventur, um das bestehende Vermögen zu erfassen: Rund sechs Monate katalogisierten Mitarbeiter des Projektes deshalb über 10.000 Anlagegüter vom PC bis zum Massenspektrometer auf dem Campus und in allen Außenstationen der Universität.
Change-Management für eine doppelte Herausforderung
Es ist eine doppelte Herausforderung, der die Finanzabteilung mit einem eigenen Change-Management begegnete.
Neben der Entwicklung, Dokumentation und Realisation einzelner Projektabschnitte gehörten dazu auch Infoveranstaltungen, Schulungen, eigene Internet-Angebote und weitere Informationen durch universitätsinterne Medien. Außerdem spielten Mitarbeiter der Finanzabteilung mehrere 100 Testfälle durch, um alle verschiedenen Anwendungsmöglichkeiten in den 200 Teileinrichtungen der Universität abzudecken.
Besondere Bestätigung durch SAP Quality Award
„Ich muss zugeben, dass ich selbst dem Projekt am Anfang gegenüber etwas skeptisch gegenüberstand“, gesteht der Rektor der Universität Hohenheim, Prof. Dr. Stephan Dabbert rückblickend. „Jetzt, wo sich das erste Betriebsjahr dem Ende zuneigt, stelle ich mit Freude fest, dass dieser Prozess sehr erfolgreich und wesentlich reibungsloser als erwartet über Bühne ging. Dafür möchte ich der ganzen Abteilung und allen Beteiligten danken und sie beglückwünschen.“
Jetzt wird das positive Urteil des Rektors auch von außen bestätigt. Unter ihren Kunden beurteilt die Firma SAP die Software-Einführung an der Universität Hohenheim als vorbildlich – und zeichnet sie deshalb mit dem SAP Quality Award in der Kategorie Business Transformation aus.
Erste Preisträgerin unter den Landesuniversitäten
„Bislang gibt es nur eine einzige Universität, die vergleichbar erfolgreich war: Die Universität Duisburg-Essen. Landesweit sind wir damit die ersten“, freut sich der Leiter der Abteilung Wirtschaft und Finanzen, Dr. Stefan Berkau.
Auf den ersten Plätzen befinden sich die Siemens AG und die Firma Sick, ein global agierender Hersteller von Sensoren für Fabrik-, Logistik- und Prozessautomation. „Die Universität Hohenheim reiht sich damit als eine vergleichsweise kleine Einrichtung des öffentlichen Dienstes mit vergleichsweise geringem Budget und kleinem Projektteam in den ausgezeichneten Kreis großer Unternehmen ein“, kommentiert Projektleiter Dietmar Gunst.
Dabei sei die Universität als Non-Profit-Organisation ein Exot gegenüber den anderen Wettbewerbsteilnehmern aus der Industrie, so Abteilungsleiter Dr. Berkau: „Anders als bei Unternehmen steht nicht der monetäre Gewinn im Mittelpunkt, sondern die möglichst effiziente Verwendung der vorhandenen und eingeworbenen Mittel.“ Auf die Auszeichnung sei man deshalb im Projektteam besonders stolz.
Hintergrund: SAP Quality Award
Seit 2006 verleiht die SAP Deutschland die SAP Quality Awards an die besten der nominierten SAP-Implementierungsprojekte des vergangenen Jahres (derzeit wird er in den Kategorien Fast Delivery, Business Transformation und Innovation verliehen). Ausschlaggebend für die Auszeichnung ist die erfolgreiche Umsetzung der zehn Qualitätskriterien, die SAP für erfolgreiche Implementierungen empfiehlt. Die Entscheidung über die Verleihung des von der SAP ausgelobten Awards wird in einem mehrstufigen Auswahlprozess von einer unabhängigen Jury getroffen.
Text: Barsch / Klebs
Kontakt für Medien:
Dr. Stefan Berkau, Universität Hohenheim, Leiter der Abteilung Wirtschaft und Finanzen
T 0711 459-22028, E stefan.berkau@verwaltung.uni-hohenheim.de
Dietmar Gunst, Universität Hohenheim, Abteilung Wirtschaft und Finanzen
T 0711 459-23686, E dietmar.gunst@verwaltung.uni-hohenheim.de
