Wie gestalten wir digitale Transformation an der Uni?  [12.01.22]

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Überblick: Digitale Transformation

Hohenheim 2022: Wo stehen wir?

Digitale Technologien führen schon heute zu tiefgreifenden Veränderungen in Unternehmen und Organisationen, die insbesondere auch die Art des Zusammenarbeitens betreffen.

„Diese Entwicklung wird weitergehen und an Geschwindigkeit zunehmen. Kein Unternehmen und keine Einrichtung kann sich diesem Umbruch entziehen. Innerhalb einer Organisation ist potenziell jeder Arbeitsbereich betroffen“, so Prof. Dr. Caroline Ruiner, Prorektorin für Digitale Transformation. „Unsere Vision ist, die digitale Transformation an der Universität Hohenheim aktiv zu gestalten, Innovationspotenziale zu nutzen und dabei unserer gesellschaftlichen Verantwortung als Lehr-, Forschungs- und Transferpartnerin gerecht zu werden.“

Der Megatrend digitale Transformation beschäftigt die Uni Hohenheim in zweifacher Hinsicht:

Zum einen will die Uni durch Forschung und die Ausbildung der Studierenden einen Beitrag zur gesamtgesellschaftlichen digitalen Transformation leisten. Das kommt heute z.B. schon zum Ausdruck durch neue Studiengänge wie Digital Business Management oder einschlägige Fachgebiete von Agrarinformatik bis Züchtungsinformatik. Das Spektrum wurde in den letzten Jahren durch neu ausgerichtete Fachgebiete deutlich erweitert, z.B. Künstliche Intelligenz in der Agrartechnik.

Zum anderen ist die Uni als Organisation selbst von der digitalen Transformation betroffen – und muss wie alle Einrichtungen und Unternehmen zahlreiche Herausforderungen meistern, die mit dem Transformationsprozess einhergehen.

Prof. Dr. Caroline Ruiner, Prorektorin für Digitalisierung.

Im Uni-Alltag kommt das aktuell bereits in ganz unterschiedlichen Bereichen zum Tragen: z.B. bei der Entwicklung digitaler Lehrformate, der Digitalisierung von Verwaltungsabläufen (z.B. Dokumentenmanagement, Reisekostenabrechnung, Einstellungsverfahren) oder bei Infrastruktur-Projekten vom landesweitem Supercomputer-Netzwerk bis hin zur Verbesserung der WLAN-Abdeckung auf dem Campus.

Die besonderen Herausforderungen fasst die Prorektorin für Digitale Transformation wie folgt zusammen:

„Einer langen Liste an ToDos steht leider ein überschaubares Budget gegenüber, das uns zwingt, sehr klare Prioritäten zu setzen. Keine Abstriche können wir z.B. beim Thema IT-Sicherheit machen oder bei den stetig zunehmenden gesetzlichen Vorgaben, die wir erfüllen müssen. Den Fachkräftemangel im IT-Bereich bekommen wir als Universität zudem besonders deutlich zu spüren, da wir mit den Gehältern in der freien Wirtschaft in der Regel nicht konkurrieren können – und daher umso mehr durch gute Arbeitsbedingungen überzeugen müssen“, erklärt Prof. Dr. Ruiner.

Auch bei der Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern stellen sich Herausforderungen: „Als Universität haben wir häufig sehr spezielle Anforderungen an bestimmte Dienste, die nur von sehr wenigen Anbietern erfüllt werden, z.B. wenn es um das Management von Studierendendaten geht“, so Prof. Dr. Ruiner.

Vision 2030: Wo wollen wir hin?

Studium & Lehre

Die Universität Hohenheim bleibt auch 2030 eine Präsenz-Universität. Doch digitale Komponenten sollen innovative Präsenzlehre auf höchstem Niveau ergänzen, z.B. nach dem Modell des Flipped Classroom oder Blended Learning.

Wie sich digitale Elemente und Präsenz bestmöglich kombinieren lassen, wird aktuell z.B. im neuen Studiengang Digital Business Management in der Praxis erprobt. Von diesen Erfahrungen sollen künftig auch andere Studiengänge profitieren. Weitere Unterstützung bei der Entwicklung digitaler Lehrformate leistet das Drittmitteprojekt DeLLFi mit einer Fördersumme von ca. 4,5 Mio. €.

„Ein Leitgedanke ist die Inklusion“, erläutert Prof. Dr. Ruiner. „Hybride Lehrangebote sollen für Angehörige der Uni Hohenheim und von Partneruniversitäten im In- und Ausland zugänglich sein, auch wenn sie sich aufgrund politischer, familiärer oder körperlicher Einschränkungen nicht oder nur mit großem Aufwand auf dem Campus aufhalten können. Gleichzeitig sollen digitale Angebote Studierenden auch Internationalization@home ermöglichen, also internationale Studienerfahrungen direkt auf dem Campus.“

Einige exklusive Hohenheimer Lehrangebote, die international nur von wenigen Universitäten erbracht werden, könnten 2030 auch komplett digital ablaufen, um einen noch größeren Teilnehmerkreis im In- und Ausland anzusprechen. Bereits in nächster Zukunft beginnt die Uni Hohenheim im Rahmen des Verbundprojekts PePP damit, elektronische Prüfungsformate zu etablieren.

„Nicht zuletzt wird die digitale Transformation auch die Lehrinhalte selbst immer stärker prägen“, ist Prof. Dr. Ruiner überzeugt. „Studierende sollen in ihren Studiengängen und durch übergreifende Angebote die wesentlichen Informationen und Werkzeuge erhalten, um die digital unterstützte Gesellschaft von morgen aktiv mitzugestalten. U.a. sollen aktuelle Forschungsergebnisse der Uni Hohenheim ins Studium einfließen, z.B. zu KI-Anwendungen. Um dieses Ziel voranzutreiben, konnte die Uni Hohenheim kürzlich die Drittmittelprojekte AIDAHO und ABBA einwerben, mit einer Förderung von insgesamt ca. 3,2 Mio. €.“

Forschung

Die digitale Transformation spielt auch für die Forschung eine herausragende Rolle. Ein wichtiges Ziel bis 2030 ist es, die digitale Infrastruktur weiterzuentwickeln und effizienter zu gestalten, sodass sie exzellente Rahmenbedingung für Forschende bietet.

U.a. will die Uni Hohenheim ein Forschungsinformationssystem etablieren, das einen transparenten Überblick über aktuelle Forschungsaktivitäten gibt: Wer forscht in Hohenheim aktuell eigentlich an was? Was sind die neusten Publikationen? Per Schlagwortsuche soll es so künftig z.B. einfacher möglich sein, potenzielle Kooperationspartner:innen ausfindig zu machen oder in den Austausch mit interessierten Bürger:innen zu treten. Wissenschaftler:innen sollen auf diese Weise auch möglichst zeitnah Informationen über individuell relevante Fördermöglichkeiten erhalten und ihre Forschungsprojekte abwickeln können.

„Ein besonders wichtiges Thema ist außerdem das Forschungsdatenmanagement“, betont Prof. Dr. Ruiner. „Die Zeiten, in denen wir Rohdaten von Studien jeweils auf individuelle Weise und unterschiedlichsten Medien lokal abgespeichert haben, sind vorbei. Daten sind heute ein enorm wichtiger Ausgangspunkt für die Forschung. Wir müssen deshalb Sorge tragen, dass Erhebungen auch für künftige Projekte weitergenutzt werden können und dass wir sie anderen Forschenden leicht zugänglich machen können.“

Nicht zuletzt sollen unterschiedliche Aspekte der digitalen Transformation und ihrer Folgen für Wirtschaft und Gesellschaft auch als Gegenstand der Forschung noch stärker in den Fokus rücken. Im Computational Science Lab (CSL) kooperieren bereits heute über 20 Hohenheimer Fachgebiete, Institute und Nachwuchsgruppen. Ein Ziel bis 2030 ist, dass ein solcher Austausch über Fakultätsgrenzen hinweg noch breiter, intensiver und selbstverständlicher stattfindet.

Bürokratie vereinfachen

Verwaltungsabläufe sollen bis 2030 weitestgehend digitalisiert werden – möglichst ohne Prozess- und Medienbrüche. Ganz konkret arbeitet die Uni im Moment u.a. daran, dass der Einstellungsprozess für neue Beschäftigte oder die Reisekostenabrechnung künftig ohne Papierkram erledigt werden kann.

„Wir können Bürokratie auch bis 2030 nicht abschaffen, denn wir sind als öffentliche Einrichtung an zahlreiche Vorgaben gebunden. Aber die Digitalisierung kann uns helfen, Prozesse zu vereinfachen. Beispielsweise können einige Routineaufgabe teilautomatisiert werden, sodass etwa PDF-Formulare nicht jedes Mal komplett neu ausgefüllt werden müssen. Das schafft Entlastung für Wichtigeres“, erläutert Prof. Dr. Ruiner.

Die Uni will die Gelegenheit zugleich für eine umfassende Organisationsentwicklung nutzen: „Wenn wir einen bestimmten Prozess digitalisieren, nehmen wir dabei zunächst alle Abläufe unter die Lupe und fragen: Welche Schritte sind wirklich notwendig? Gibt es evtl. einfachere Alternativen?“, so Prof. Dr. Ruiner.

Mobiles Arbeiten wird auch nach der Pandemie eine wichtige Rolle spielen. Eine neue Dienstvereinbarung dazu befindet sich bereits in Vorbereitung. Ein Ziel der Uni Hohenheim ist es in diesem Zusammenhang, Barrieren abzubauen, z.B. durch die Digitalisierung von Aktenbeständen. Das neue Onlinezugangsgesetz schreibt außerdem vor, dass es Universitäten Studierenden ermöglichen müssen, ihre Daten künftig selbst zu verwalten – unabhängig von Öffnungszeiten.

Nachhaltigkeit

Bei der Anschaffung und Nutzung von IT-Systemen steht für die Uni Hohenheim der Green IT-Gedanke im Mittelpunkt. Das heißt: Umwelt- und Ressourcenschonung über den gesamten Lebenszyklus hinweg. Dies betrifft sowohl die eingesetzten Rohstoffe als auch die finanziellen und personellen Ressourcen.

„Die beiden Megatrends unserer Zeit, Digitale Transformation und Nachhaltigkeit, können gar nicht unabhängig voneinander gedacht werden“, betont Ruiner. Denn: Einerseits steigt der Strombedarf durch neue Technologien. Andererseits können sie aber auch helfen, durch effizientere Abläufe Energie zu sparen oder zu umweltfreundlichem Handeln animieren.

„Ich erlebe, dass Nachhaltigkeit sehr vielen Uni-Angehörigen, nicht zuletzt auch Beschäftigten im KIM, eine echte Herzensangelegenheit ist. Das ist eine ideale Voraussetzung für künftige Projekte. Ganz konkret haben wir einen Förderantrag gestellt, der uns ermöglichen würde, die Uni Hohenheim zu einem Reallabor für Green IT im Hochschulbereich zu machen. Das wäre eine große Chance“, so Prof. Dr. Ruiner.

Wie schaffen wir das?

Um ihre ehrgeizigen Ziele zu erreichen, setzt die Uni Hohenheim das Thema „Digitale Transformation“ ganz oben auf die Agenda. Unter anderem wurde deshalb im April 2021 ein neues Prorektorat dazu eingerichtet. Aktuell arbeitet die Uni Hohenheim an einem umfassenden Strategiepapier, das als Wegweiser für die kommenden Jahre dienen soll.

„Im Entwurf für das Strategiepapier haben wir über 40 konkrete Maßnahmen aufgelistet. Eine besondere Herausforderung sind jedoch die knappen Ressourcen. In einem nächsten Schritt geht es deshalb darum, klare Prioritäten zu setzen“, so Prof. Dr. Ruiner.

Naturgemäß nicht verschoben werden können gesetzliche Vorgaben. Darüber hinaus will sich die Uni vor allem auf Maßnahmen konzentrieren, von denen eine große Anzahl von Uni-Angehörigen profitiert. Bei allen Maßnahmen soll der Fokus insbesondere auf den Aspekten Wirtschaftlichkeit und Nachhaltigkeit liegen.

„Dazu gehört im Einzelfall z.B. immer die Abwägung, ob eine Aufgabe besser intern oder durch kommerzielle Anbieter erledigt werden kann“, erklärt Prof. Dr. Ruiner. „Uniinterne und übergreifende Kooperationen können uns außerdem helfen, Ressourcen zu bündeln und Synergien zu nutzen. Wir wollen uns aber auch verstärkt um Fördermittel für IT-Projekte bemühen. Hierbei konnten wir in den letzten Monaten bereits einige beachtliche Erfolge erzielen.“

Der erste Entwurf für das Strategiepapier Digitale Transformation wurde in einem Think Tank entwickelt, in dem Vertreter:innen aller Statusgruppen und Bereiche mitgearbeitet haben. Partizipative Prozesse sollen auch künftig eine zentrale Rolle spielen. Um Uni-Angehörige in die Lage zu versetzen, mit neuen digitalen Technologien im Alltag souverän umzugehen, will die Uni in den kommenden Jahren außerdem Fortbildungen und Beratungsangebote sowie weitere Unterstützungsmöglichkeiten ausweiten.

„Die digitale Transformation kann nur dann erfolgreich gelingen, wenn Uni-Angehörige diesen Prozess in ihren unterschiedlichen Funktionen und Rollen unterstützen und ihn aufgeschlossen begleiten. Die nächste Gelegenheit für einen Austausch zum Thema Digitale Transformation bietet das Format ‚Hohenheim LIVE‘ am 24. Januar. Alle Studierenden, Forschenden und Beschäftigten der Verwaltung sind dazu herzlich einladen!“, so Prof. Dr. Ruiner.

Text: Leonhardmair

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