Startschuss für Uni-Verbesserer  [19.03.14]

In japanischen Unternehmen nennt man es Kaizen: Das Streben nach stetiger Verbesserung, das im Arbeitsalltag fest verankert ist. Doch funktioniert so etwas auch in einem „Betrieb“ wie der Uni Hohenheim? Genau dieses Vorhaben verfolgt die Senatskommission Qualitätsmanagement. Sie hat vom Senat den Auftrag erhalten, feste Abläufe einzuführen, mit denen die Uni Qualitätsziele künftig konsequent verfolgt, überprüft und immer wieder neu absteckt.

An einer Universität ist es nicht anders als in der großen Politik oder in einem Unternehmen: Ansatzpunkte für Verbesserungen gibt es viele. Doch ebenso vielfältig sind die Herausforderungen, wenn es darum geht, Veränderungen tatsächlich in Gang zu setzen.

Geld und personelle Ressourcen sind dabei nicht die einzigen limitierenden Faktoren. Alles beginnt damit, dass die richtigen Leute zur richtigen Zeit zusammenkommen. Man muss sich über gemeinsame Ziele und Aufgaben einigen. Und der Fortschritt muss regelmäßig überprüft werden.

Die Senatskommission Qualitätsmanagement hat den Auftrag, der Uni genau dabei zu helfen. Im Sommersemester könnte dieses Projekt nun Fahrt gewinnen.

Uni will Qualitätsziele erarbeiten

Im Februar einigte sich die Uni Hohenheim im Senat erstmals darauf, was eigentlich der Maßstab für die Qualität einer Universität ist.

„Für uns ist das ein echter Meilenstein“, sagt Prof. Dr. Marion Büttgen, stellvertretende Vorsitzende der Senatskommission Qualitätsmanagement. „Denn eine Universität ist ja ein sehr heterogenes Gebilde. Umso wichtiger ist, dass wir jetzt eine erste gemeinsame Vorstellung haben, wo wir hin wollen.“

Auf der Basis dieses grundlegenden Qualitätsverständnisses soll jetzt eine Qualitätsmanagementstruktur entstehen. Dazu will die Uni nun drei Bereiche genauer in den Blick nehmen: Lehre & Studium, Forschung und die Verwaltungsbereiche.

„Forschung und Lehre sind die Kernleistungsbereiche einer Universität“, begründet dies Büttgen. „Beide werden von der Verwaltung in ihrer Arbeit unterstützt. Dieses Verständnis unterstreicht die Kommission mit ihrer Wortwahl: sie spricht von der Verwaltung als von den ‚wissenschaftsunterstützenden Dienstleistungen’.“

Studierende, Wissenschaftler und Verwaltungsmitarbeiter beteiligen sich

Drei neue Projektgruppen sollen ab Sommersemester für jeden der drei Bereiche genauer beschreiben: Was sind die Qualitätsziele, die wir anstreben und mit welchen Maßnahmen können wir sie erreichen? 

„Es geht darum, dass die Uni aus den Zielen immer wieder konkrete Maßnahmen ableitet, umsetzt und deren Erfolg überprüft“, so Büttgen. „Außerdem können sich natürlich auch die Anforderungen an Lehre, Forschung und Verwaltung im Lauf der Zeit verändern. Deshalb müssen wir auch die Ziele selbst in regelmäßigen Abständen neu definieren. Wir brauchen also einen kompletten Qualitätsregelkreis, der durch feste Abläufe im Uni-Alltag verankert ist.“

Zu den Mitgliedern der Projektgruppen gehören:

• Ein Rektoratsmitglied als Verbindungsperson zur Unileitung
• Mitglieder aus der Gruppe der jeweiligen „Leistungsempfänger“ (Studierende, Wissenschaftler, Verwaltungsmitarbeiter)
• Mitglieder aus der Gruppe der jeweiligen „Leistungserbringer“ (z.B. Dozenten als Leistungserbringer für die Lehre)
• Mitglieder der Senatskommission Qualitätsmanagement

„Ausgehend von den Erwartungen unserer Zielgruppen wollen wir reflektieren: Tun wir das Richtige und tun wir es auf die richtige Art und Weise? Natürlich spielen dabei auch die strategischen Ziele eine Rolle, die sich die Uni im Strategie- und Entwicklungsplan selbst gesetzt hat“, erklärt Barbara Duffner. Als Referentin für Qualitätsmanagement im Rektoratsbüro ist sie für die Koordination der Projektgruppen und für Schnittstellenaufgaben zuständig.

Eine besondere Chance sieht die Koordinatorin darin, dass in den Projektgruppen die unterschiedlichen Perspektiven auf ein Thema zusammenkommen und die Organisationsgrenzen von Abteilungen der Zentralbereiche und Fakultäten überschritten werden. „So erreichen wir eine bessere Verzahnung der beteiligten Akteure. Und wenn sich daraus Anregungen für neue Vorhaben ergeben, für die sich zunächst niemand zuständig fühlt, so fallen diese nicht einfach unter den Tisch“, so Duffner.

Erste Ergebnisse

Als konkretes Beispiel nennt Duffner ein Projekt, das im letzten Jahr bereits begonnen wurde: Dabei geht es um die Abläufe bei der Berufung von Professorinnen und Professoren.

„An der Vorbereitung einer Berufung arbeiten sehr viele unterschiedliche Abteilungen. Das Projekt hat alle Akteure an einem Tisch versammelt. Sie haben die Abläufe analysiert und daraus Verbesserungen entwickelt. Natürlich wollten wir primär Verbesserungen für die Neuberufenen erreichen – also schnelle und verlässliche Berufungsverfahren, eine gute Information und optimalen Service“, erklärt Duffner. „Das Projekt hat aber auch Verbesserungen für die beteiligten Uni-Angestellten gebracht, weil nun klar ist, wer welche Informationen braucht und wir die Schnittstellen besser abstimmen können.“

Text: Leonhardmair