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Neue Uni-Website: Der aktuelle Stand [05.02.25]
Für das Team der Stabsstelle Web hat die heiße Phase des Restart-Projekts begonnen. Bild: Uni Hohenheim
Anfangs lief das Mammutprojekt unter dem Namen „Relaunch Uni-Homepage“. Inzwischen sprechen Oliver Reuther, Leiter der Stabsstelle Web, und sein Team lieber von „Restart“.
„Der Begriff Relaunch lässt an die Weiterentwicklung eines bestehenden Systems denken. Unser Projekt geht jedoch weit darüber hinaus: Wir renovieren das über zehn Jahre alte Haus nicht mehr, sondern bauen ein neues“, erklärt Reuther. „Oder anders gesagt: Wir stemmen in Hohenheim gerade vier Relaunches in einem, die wir in den letzten Jahren nicht gemacht haben. Das ist ein gewaltiger Kraftakt und gleichzeitig eine große Chance für wirkungsvollere Webseiten.“
Das Ergebnis wird am Ende weit mehr sein als eine optisch modernisierte und technisch aktualisierte Version des Status quo, ist sich Oliver Reuther sicher:
„Unser Ziel ist eine innovative, durchdachte, nutzerfreundliche Website, die den Hohenheimer Geist ins Web transportiert, unsere unterschiedlichen Zielgruppen wirkungsvoll erreicht und die wunderbaren Inhalte aus Forschung und Lehre deutlicher sichtbar macht. Gleichzeitig werden wir natürlich die aktuellen Standards in Sachen IT-Sicherheit und Barrierefreiheit erfüllen und spürbare Verbesserungen für unsere über 400 Web-Redakteur:innen aus allen Bereichen der Uni erzielen.“
Welche Meilensteine bereits erreicht wurden, was aktuell läuft und wie es weitergeht, können Uni-Angehörige seit Neuestem auch auf einer Projekt-Homepage im Intranet mitverfolgen:
Erfahrene Agenturen an Bord
Eine wichtige Erkenntnis stand dabei ganz am Anfang des Prozesses: Mit Bordmitteln allein ist ein Projekt dieser Größenordnung nicht zu stemmen. Deshalb holt sich die Stabsstelle Web externe Unterstützung.
Seit November 2024 begleiten zwei erfahrene Agenturen das Restart-Projekt, die sich als Team auf die Ausschreibung beworben haben:
- wtl innohub: Eine TYPO3-Agentur mit umfangreicher Erfahrung im Bereich Hochschulwebsites. Besonderer Pluspunkt ist die ausgewiesene Expertise beim automatisierten Import von HISinOne-Daten (HohCampus) in die TYPO3-Webseiten.
- Kompaktmedien: Die Kommunikationsagentur entwickelt gemeinsam mit der Stabsstelle Web Konzept und Design der neuen Website. Im Fokus stehen die Bedürfnisse der vielfältigen internen und externen Zielgruppen.
Erweitertes Team bringt Input und Feedback
Bei Kelly Neudorfer in der Stabsstelle Web laufen die vielen Fäden des Projekts zusammen. Sie ist von ihrer bisherigen Rolle als Uni-Übersetzerin zur Product Ownerin gewechselt – so wird die Projektleitung in der agilen Entwicklung genannt.
In ihrer neuen Funktion koordiniert sie die Zusammenarbeit zwischen dem Team der Stabsstelle Web, den Agenturen sowie wichtigen Stakeholdern an der Uni. Dabei kann sie auf wertvolle Erfahrungen aus zwei früheren, kleineren Relaunch-Projekten zurückgreifen.
Ergänzend dazu wurde bereits im Januar 2024 ein erweitertes „Team Web“ gegründet, das sicherstellt, dass die Perspektiven der Nutzer:innen von Anfang an einfließen und ausreichend Gewicht bekommen.
Das erweiterte Team setzt sich aus Uni-Mitarbeiter:innen unterschiedlicher Bereiche zusammen (Forschung, Lehre, zentrale Verwaltung, Fakultäten), die in ihrem Arbeitsalltag intensiv mit der Website zu tun haben. Sie bringen ihre praktischen Erfahrungen und die Bedürfnisse ihrer jeweiligen Einrichtungen ins Projekt mit ein.
„Darüber hinaus sind zahlreiche Uni-Angehörige im Februar 2024 unserer Einladung zum World Café im Schloss gefolgt“, berichtet Neudorfer. „Daraus sind wertvolle Anregungen hervorgegangen, die ebenfalls in die Ausschreibung eingeflossen sind und sich jetzt in der Umsetzung widerspiegeln."
Fokus auf Nutzergruppen und Navigation
Im Lauf des Projekts finden weitere themenspezifische Workshops mit Stakeholdern statt.
Ein Schwerpunkt im Januar lag auf dem Thema „Personas“. Dabei handelt es sich um fiktive Nutzungsprofile, die typische Besucher:innen der Website repräsentieren, darunter z. B. Studieninteressierte, Journalist:innen oder externe Gutachter:innen.
„Je besser wir verstehen, was die verschiedenen Nutzergruppen auf der Website suchen, wie sie ticken und was sie erwarten, desto nutzerfreundlicher können wir die Website gestalten“, betont Kelly Neudorfer.
Aktuell konzentriert sich das Team auf die Entwicklung einer optimalen Navigationsstruktur, die Nutzer:innen auf dem kürzesten Weg zum Ziel führt.
„Für Studieninteressierte geht es beispielsweise in erster Linie darum, den Studiengang zu finden, der am besten zu ihnen passt. Dafür benötigen sie detaillierte Beschreibungen der Studiengänge und ein Filtersystem. Diese Punkte müssen sich deshalb auch klar und prominent in der Menüführung wiederfinden“, erklärt Neudorfer.
Parallelarbeit an Design und Features
Zeitgleich läuft die Arbeit am Design und an den technischen Features der neuen Website.
„Die Kommunikationsagentur hat uns im Dezember verschiedene Design-Entwürfe für die Startseite in Form von 'Moods' vorgestellt. In diesem ersten Schritt geht es zunächst noch nicht um konkrete Details, sondern um das generelle Look & Feel einer Webseite. Wir haben uns für eine frische Optik entschieden, die unser Corporate Design umsetzt, sich aber deutlich von der bisherigen Homepage unterscheidet“, berichtet Kelly Neudorfer.
Basierend auf dem ausgewählten Mood entwickelt die Agentur nun die einzelnen Gestaltungselemente der Website: von grundlegenden Designelementen (Farben, Schriften, Listen, Mengentext, Bilder usw.) über die Gestaltung komplexerer Features bis hin zu Vorlagen für komplette Seiten.
Parallel dazu werden die technischen Funktionalitäten weiter konkretisiert. Auch hier stehen die Bedürfnisse der Nutzer:innen im Mittelpunkt. Diese werden in sogenannten „User Stories“ und „Epics“ dokumentiert, die beschreiben, was genau Nutzer:innen auf der Website tun wollen. Auch dabei setzt die Stabsstelle Web auf breiten Input im Rahmen von Workshops und auf eine enge Zusammenarbeit mit der externen Agentur.
„Ein weiterer Aspekt, der uns kontinuierlich beschäftigt, ist die geplante Anbindung von HohCampus“, ergänzt Neudorfer. „Viele Datensätze, z. B. zu Personen oder Publikationen etc., sollen künftig nur noch zentral in HohCampus gepflegt und auf der Website automatisch aktualisiert dargestellt werden. Auf unsere Initiative hin arbeitet die Agentur wtl innohub dazu bereits seit letztem Jahr an einem hochschulübergreifenden Projekt, von dem nun auch wir profitieren können."
Ausblick und Zeitplan
Eine Frage brennt vielen Uni-Angehörigen schon länger unter den Nägeln: Wann ist es soweit? Der weitere Zeitplan lässt sich aufgrund der Komplexität des Projekts allerdings nur grob abschätzen.
Oliver Reuther dazu: „Einen wichtigen Meilenstein werden wir noch in der ersten Jahreshälfte erreichen: Die Fertigstellung des Basis-Systems. Anschließend kann Schritt für Schritt der Umzug der Inhalte erfolgen. Wir hoffen, dass wir bis zum Jahresende einen großen Teil der extern relevanten Seiten im neuen System präsentieren können."
Besondere Priorität haben die Informationsseiten für Studieninteressierte und die öffentliche Darstellung von Publikationen und Projekten der Hohenheimer Forschung. "Besonders zu diesem Punkt haben wir ein As im Ärmel, das wir schon in den nächsten Wochen ausspielen werden...“, so Reuther.
Unterstützung für dezentrale Einrichtungen
Eine besondere Herausforderung ist die Migration der dezentralen Websites, die nicht von der Stabsstelle Web, sondern von Lehrstühlen, Instituten, dem KIM und anderen Uni-Einrichtungen eigenständig gepflegt werden.
„Wir wollen den Web-Redakteur:innen in den Einrichtungen dazu einen möglichst intuitiven Baukasten im TYPO3-Backend an die Hand geben. Der Umfang der freigeschalteten Funktionalitäten lässt sich an die eigenen Kenntnisse und Bedürfnisse anpassen“, so Neudorfer.
Die Stabsstelle Web begleitet die Redakteur:innen auch weiterhin: u.a. mit einem erweiterten Angebot an Schulungen, Anleitungen in Schrift und Bild sowie der gewohnten Unterstützung am Telefon und per Mail. Umfassende Infos folgen, sobald das Basissystem steht.
Darüber hinaus haben Einrichtungen die Option, aus dem eigenen Budget ein professionelles „Umzugsunternehmen“ anzuheuern, das die Migration der Einrichtungsseiten ins neue System übernimmt. Die Uni hat dazu mit den beiden beauftragten Agenturen einen Rahmenvertrag geschlossen. Ansprechpartnerin ist die Stabsstelle Web.
„Wie ein echter Umzug ist auch die Migration eine ideale Gelegenheit, zu entrümpeln und aufzuräumen. Wir empfehlen den Einrichtungen, sich bereits jetzt erste Gedanken darüber zu machen, wie die Struktur ihrer neuen Seite aussehen soll, welche Texte überarbeitet werden müssen oder ggfs. gar nicht mehr benötigt werden“, so Neudorfer.
Auch bei diesem Thema will die Stabsstelle Web im Frühjahr mit Online-Formaten und individueller Beratung unterstützen und weitere Informationen auf den Projekt-Websites bereitstellen.
Zentrale Webseiten bleiben in Betreuung – mit mehr Flexibilität bei Updates
Die zentralen Webseiten werden grundsätzlich auch weiterhin von der Stabsstelle Web gepflegt und bearbeitet.
"Das bedeutet: Wir organisieren auch die Migration der Inhalte", so Oliver Reuther. "Für die Zukunft sind jedoch Features geplant, die speziell geschulte Personen in den zentralen Bereichen in die Lage versetzen, häufig anfallende Änderungen selbst im Frontend umzusetzen. Wir denken hier insbesondere an zeitkritische Inhalte wie sich ändernde Sprechzeiten, wechselnde Zuständigkeiten und ähnliches."
Text: Leonhardmair
