Der digitale Dienstreiseantrag kommt  [03.10.24]

Weniger Papier, schnellere Abläufe, mehr Daten für die Statistik: Rund 5000 Dienstreiseanträge und -abrechnungen werden pro Jahr an der Uni Hohenheim bearbeitet. In zwei Schritten wird dieser Prozess nun digitalisiert. Los geht es am 15. Oktober mit dem digitalen Dienstreiseantrag.

 

Noch immer wandern an der Uni Hohenheim täglich eine Vielzahl von Papierformularen von einem Büro ins andere. Doch Schritt für Schritt hält das digitale Zeitalter auch in der Uni-Verwaltung Einzug. Nach der Einführung der E-Beschaffung steht der nächste Meilenstein nun unmittelbar bevor.

2-stufige Einführung

"Das digitale Dienstreisemanagement kommt in zwei Schritten", erklärt Projektleiterin Judith Gessler von der Abteilung Personal und Organisation. "Ab 15. Oktober 2024 können Dienstreiseanträge digital bearbeitet und eingereicht werden. 2025 folgt dann die digitale Reisekostenabrechnung. Wir hoffen, dass die Umstellung so für alle gut zu bewältigen ist."

Das System basiert auf der gleichen Software wie das Campusmanagement-Portal "HohCampus" (HisInOne). Alle notwendigen Infos gibt es im Intranet und via "Kurz gemeldet". "Außerdem bieten wir zur Einführung mehrere Schulungstermine an, die in der Woche vom 07. Oktober 2024 starten. Doch keine Sorge: Wir haben uns bemüht, die Benutzeroberfläche so selbsterklärend wie möglich zu gestalten", so Gessler.

Weniger Papier, schnellere Abläufe

Gespart wird durch die Umstellung nicht nur Papier und Platz im Aktenschrank. Die Digitalisierung soll auch helfen, Fehlerquellen zu vermeiden und Abläufe zu beschleunigen.

"In komplizierten Fällen kommt es vor, dass Formulare mehrfach hin- und hergereicht werden. Das geht künftig ohne Hauspost. Auch die Freigabe durch Vorgesetze erfolgt digital und ist z.B. auch vom Home-Office aus möglich. Die digitalen Anträge können auch durch Sekretariate vorbereitet und an die reisendende Person zur Freigabe weitergeleitet werden", erklärt Gessler.

Mehr Daten für die Statistik

Last but not least erlaubt die Digitalisierung auch eine genauere Statistik zum Thema Dienstreisen. Das ist zum Beispiel wichtig, wenn es um das Monitoring von Nachhaltigkeitszielen geht.

Vor Corona verursachten Dienstreisen ca. 3409 t CO2-Äquivalente im Jahr. Das entspricht 11% aller klimarelevanten Treibhause, die von der Universität verursacht werden. Errechnet wurde dieser Wert auf Grundlage einer Stichprobe. Künftig kann die Uni den Fußabdruck der Dienstreisen jedes Jahr noch deutlich genauer berechnen und Einsparerfolge so besser überprüfen.

Die Digitalisierung geht weiter

Das digitale Dienstreisemanagement wird nicht nur an der Uni Hohenheim, sondern nach und nach an allen Hochschulen in Baden-Württemberg eingeführt.

"Um das Digitalisierungsprojekt kostensparend und effizient umzusetzen, haben sich die Hochschulen des Landes zu einem gemeinsamen Arbeitskreis (bwReise) zusammengeschlossen", berichtet Gessler. "Die Uni Hohenheim nimmt hier eine aktive Rolle ein. Der Vorsitz liegt bei unserer Kanzlerin, Dr. Kathrin Scheffer. Und auch der Landesprojektleiter, Ivo Kekez, ist an der Uni Hohenheim angegliedert. Nun gehören wir auch zu den Hochschulen, die das digitale Dienstreisemanagement im Rahmen einer Pilotphase als erstes umsetzen."

Auch an weiteren Projekten wird parallel gearbeitet. Als nächstes geplant sind die Einführung der digitalen Personalakte und ein digitales Dokumentenmanagement. Im Bereich der Studierendenverwaltung wurden bereits in den letzten Jahren zahlreiche Prozesse in das digitale Campusmanagement-Tool "HohCampus" integriert.

Text: Leonhardmair