Dokumentationspflicht Arbeitszeit

Das Mindestlohngesetz verpflichtet alle Arbeitgeber bei geringfügig Beschäftigten Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit aufzuzeichnen und diese Aufzeichnungen mindestens zwei Jahre aufzubewahren.

Das betrifft alle Beschäftigten, die bis zur Höhe der aktuell gültigen Geringfügigkeitsgrenze verdienen oder nicht länger als 3 Monate im Jahr beschäftigt sind. In den häufigsten Fällen sind das

Die Regelung kann aber auch alle anderen Arbeitnehmer betreffen, die nur wenige Stunden in Teilzeit arbeiten. Allerdings lässt sich aufgrund des Produkts aus Entgeltgruppe, Stufe, Stundenzahl sowie bestehenden Ansprüchen auf eine Jahressonderzahlungen vorab nicht mit einfachen Mitteln ermitteln, ob die Grenze der Geringfügigkeit unterschritten wird und damit die gesetzliche Dokumentationspflicht eintritt. 

Die Abteilung Personal und Organisation rät daher in jedem Arbeitsverhältnis zur Dokumentation der Arbeitszeit, weil es nach hiesigem Verständnis ohnehin dazu gehört.

Wichtige Fragen zur Dokumentationspflicht

Bei der Abteilung Personal und Organsiation sind viele Fragen zu diesem Thema eingegangen:

Das Gesetz schreibt keine bestimmte Form vor und ein Papieraufschrieb ist ausreichend. Es reicht ein einfacher Aufschrieb, der pro Person und Arbeitstag, den Beginn, das Ende und die tägliche Dauer der Arbeit darstellt.

  • Gerne kann dazu das Formular Stundennachweis für eine Aushilfe (Formulare in der rechten Spalte) verwendet werden, das sich dazu jeder am Monatsanfang ausdrucken und ausfüllen kann.
  • Wer PC-gestützt dokumentieren will, kann das Excel-Arbeitszeitblatt (Formulare in der rechten Spalte) verwenden. Am Monatsende wird dieses ausgedruckt. An der Universität wird auf Papier dokumentiert und die Daten werden nicht nur elektronisch archiviert.
  • Werden Aushilfen auch nachts, samstags oder sonntags beschäftigt, so stehen in diesen Zeiten gemäß Tarifvertrag Zuschläge zu. Der spezielle Stundennachweises für geringfügig Beschäftigte weist die zuschlagsberechtigten Zeiten automatisch aus.
    Stundennachweis für geringfügig Beschäftigte

Wichtig: Die Dokumentationspflicht obliegt dem Arbeitgeber. Daher muss eine Gegenzeichnung seitens der Beschäftigungsstelle erfolgen.

Die Aufbewahrungspflicht obliegt dem Arbeitgeber und wir erbitten die Lagerung an zentraler Stelle in einem Fachgebiet, Institut oder in einer Abteilung (z.B. jeweils im Sekretariat).

Die Kontrollen finden planmäßig spätestens dann statt, wenn beim LBV alle vier Jahre die Überprüfungen der Richtigkeit der Sozialversicherung durch die Deutsche Rentenversicherung erfolgt. Für die geprüften Personalfälle werden die Arbeitszeitaufschriebe vom LBV bei uns angefordert. Ob es dazwischen außerplanmäßige Prüfungen und ggf. direkt bei der Unversität geben wird, ist zum jetzigen Zeitpunkt nicht bekannt.

Dann begehen wir als Arbeitgeber eine Ordnungswidrigkeit, die mit einer Geldbuße bis zu 30.000,- € geahndet wird.