Auftragsforschung

Viele Hohenheimer Forscher arbeiten intensiv mit privaten Industrieunternehmen zusammen.

Meist geschieht dies in Form von Auftragsforschung.

Auftragsforschung ist für unsere Forschungslandschaft wichtig – finanziell, für den Wissenstransfer und auch für die Kontakte zur Industrie.

Nicht in jedem Fall verfolgen Unternehmen und Universität jedoch dieselben Interessen. Zudem unterliegen Universitäten als öffentlich finanzierte Einrichtungen besonderen Regulierungen, wenn sie ihre Leistungen am Markt anbieten.

Definition:

Eine Auftragsforschung ist ein rechtsverbindlich (durch Vertrag oder durch Annahme eines Angebots und der AGBs der UHOH) abgeschlossenes Rechtsgeschäft,

  • zwischen dem beauftragenden Unternehmen und der Universität Hohenheim (nicht der/dem einzelnen Forschenden oder einem Institut/Fachgebiet),
  • in dem ein definierter Forschungsauftrag (z.B. Erforschung einer bestimmten Fragestellung oder Durchführung definierter Forschungsarbeiten) erteilt wird,
  • in dem ein Leistungsaustausch stattfindet; dies geschieht in der Regel indem die Rechte und Verwertungsmöglichkeiten an das beauftragende Unternehmen übergehen und/oder Ergebnisse nicht ohne Zustimmung des Auftraggebers veröffentlicht werden dürfen,
  • in dem die Universität ihre Leistung zum Marktpreis bzw. zu Vollkosten anbieten muss.

Verbindliches Vorgehen

Einordnung

  • Nicht immer ist leicht erkennbar, ob es sich bei einer Anfrage um eine Auftragsforschung im obigen Sinne handelt. Bitte lassen Sie dies ggf. durch die Abteilung Forschungsförderung prüfen.
  • Auftragsforschung unterliegt stets der Trennungsrechnung, d.h. die Universität wird wirtschaftlich tätig, tritt dabei potentiell in Wettbewerb mit anderen Anbietern und unterliegt damit dem EU-Beihilferecht. Zur ausführlichen Darstellung des rechtliche Hintergrunds... (Login erforderlich)

Rechteverteilung

  • Als Auftragsforschung gelten auch Projekte, in denen ein unternehmerische Partner zwar einer Veröffentlichung der Ergebnisse prinzipiell zustimmt, sich jedoch irgendein Vorgriffsrecht darauf sichert.
  • Doktorarbeiten im Rahmen von Auftragsforschungen können problematisch sein, da hier das Risiko besteht, dass  das Unternehmen der Veröffentlichung der Ergebnisse nicht zustimmen, wodurch der Abschluss der Promotion verhindert wird. Dies kann nur durch entsprechende vertraglich festgelegte Regelungen vermieden werden.

Kalkulation

  • Eine korrekte und rechtskonforme Kalkulation des Projekts zu Vollkosten oder zu "marktüblichen Preisen" ist äußerst wichtig, um eine reibungslose Projektabwicklung zu ermöglichen und Rechtsrisiken auszuschließen.
    Bitte führen Sie keine Preisverhandlungen mit potentiellen Auftraggebern, ohne das Projekt zuvor durchzukalkulieren!
  • Die Kalkulation muss immer direkte Personalkosten und einen Gewinn von mindestens 10% beinhalten. Die Preise werden zunächst netto kalkuliert und die Umsatzsteuer (mehr dazu) wird in einem letzten Schritt aufgeführt. Bei unternehmerischen Auftraggebern aus dem Ausland kann hier das reverse-charge Verfahren greifen. Bitte kontaktieren sie uns gegebenenfalls.
  • Die Kalkulationstabelle schlägt zudem die für ihr Fachgebiet gültigen Zuschlagssätze auf.
  • Die Universität behält 12,5% der Nettosumme als Overhead ein. 
  • Nutzen Sie für die Kalkulation unbedingt unsere aktuelle Kalkulationsvorlage. Wir unterstützen Sie dabei gern! | Download Kalkulationsschema mit Anleitung
  • Die Kalkulationstabelle ist nur für den internen Gebrauch und darf nicht an Auftraggeber weitergereicht werden.

Marktpreisermittlung

  • Eine Leistung kann alternativ auch zum "Marktpreis" angeboten werden.
  • Dies ist nur empfehlenswert, wenn dieser nicht niedriger als die kalkulierten Vollkosten liegt. Daher ist trotzdem zuerst die Kalkulation mithilfe der Kalkulationstabelle ratsam.
  • Für den Nachweis des Marktpreises müssen entsprechende Angebote (in der Regel von drei Anbietern) dokumentiert werden. 

Angebot

  • Das Angebot wird auf Grundlage der durch AF geprüften Kalkulation erstellt.
  • Das Angebot wird von der Universität ausgestellt. Es muss sowohl vom Projektleiter, als auch rechtsverbindlich vom Rektor oder seiner Vertretung  unterzeichnet  werden. Zudem muss es unsere Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGBs) enthalten.
  • Gegebenenfalls kann der Abschluss eines Forschungs- und Entwicklungsvertrags (F+E Vertrag) sinnvoll sein.
  • Wir unterstützen Sie gern bei all diesen Schritten! 

Projektdurchführung und Zeiterfassung

  • Nach Annahme des Angebots und der AGBs bzw. nach Abschluss eines F+E-Vertrags können die Arbeiten durchgeführt werden. Bitte vergessen Sie nicht die Drittmittelanzeige und fügen Sie dieser das Angebot bzw. den F+E-Vertrag inkl. der Kalkulation bei.
  • Sie sind verpflichtet, die für das Vorhaben aufgewandten Arbeitszeiten mittels einheitlicher Zeiterfassungsbögen nachzuweisen. Bitte verwenden Sie hierfür das aktuelle Projektbezogene Arbeitszeitblatt.

Nachkalkulation

  • Nach Abschluss des Projekts wird durch die Drittmittelverwaltung (AW1) eine Nachkalkulation durchgeführt, d.h. die kalkulierten Kosten werden mit den tatsächlich entstandenen Kosten verglichen. Dies ist aus Gründen der gesetzlich vorgeschriebenen Trennungsrechnung notwendig.
  • Bitte tragen Sie Sorge, dass hierfür alle erforderlichen Unterlagen vorliegen.
  • Nach Abschluss der Nachkalkulation stehen die Zuschlagssätze abzüglich des Universitätsanteils von 12,5% der Gesamtnettokosten und ev. Defizite dem ausführenden Fachgebiet zur Verfügung.