Deckungslücke

Deckungslücken entstehen, wenn in Forschungsprojekten Ausgaben anfallen, die nicht durch das vom Drittmittelgeber bereitgestellte Geld finanziert werden können.

Eine Deckungslücke im Projekt kann dazu führen, dass Rechnungen nicht bezahlt werden können oder dass die Projektkonten (PSP-Element) nach Projektabschluss im Minus stehen

Beachten Sie hierzu die Hinweise zur Automatischen Kontrolle der Budgetverfügbarkeit (AVK).

In jedem Fall müssen diese Deckungslücken ausgeglichen werden.

Dabei gilt:

  • Werden Deckungslücken im Projektverlauf bekannt, muss zuerst versucht werden, sie durch Einsparungen und Umschichtungen innerhalb des Projekts auszugleichen.
  • In manchen Fällen ist auch eine Nachbeantragung beim Mittelgeber möglich. Beides muss mit dem Mittelgeber/Projektträger abgestimmt werden.
  • Muss die Lücke aus Haushaltsmitteln ausgeglichen werden, gilt:
    Zuerst müssen Mittel des Fachgebiets/Instituts herangezogen werden. Ist dies nicht oder nicht im vollen Umfang möglich, kann ein Antrag an das Rektorat gestellt werden.

Wir bitten in jedem Fall um Vorabsprache mit der Abteilung Forschungsförderung (AF) und der Drittmittelverwaltung (AW3).

Die Übersicht zeigt mögliche Ursachen für Deckungslücken, wie diese bereits bei der Antragstellung vermieden werden können und wie entstandene Deckungslücken ausgeglichen werden können.
 

UrsacheVermeidung bei AntragstellungLösungsmöglichkeiten
Sachmittel zu gering beantragt (verschuldet, z.B.: MwSt nicht miteinkalkuliert)Kalkulation vor der Einreichung an AF zur Prüfung schicken.
  • Einsparungen innerhalb des Projekts.
  • Nach Projektabschluss Ausgleich aus Haushaltsmittel des Fachgebiets/Instituts.
Sachmittel zu gering beantragt (unverschuldet, z.B.: Preissteigerungen)Realistisch kalkulieren, Puffer einrechnen.
  • Einsparungen innerhalb des Projekts.
  • Möglichkeit der Nachbeantragung mit  Mittelgeber/Projektträger abklären (selten möglich).
  • Nach Projektabschluss Ausgleich aus Haushaltsmittel des Fachgebiets/Instituts.
  • Ggf. Rektoratsantrag (nur in Ausnahmefällen)
Personalmittel zu gering beantragt (verschuldet, z.B.: Jahressonderzahlungen oder Stufenaufstieg vergessen)Hinweise zur Personalkostenberechnung beachten.
Kalkulation vor der Einreichung an AF zur Prüfung schicken.
  • Einsparungen innerhalb des Projekts.
  • Möglichkeit der Nachbeantragung mit  Mittelgeber/Projektträger abklären.
  • Nach Projektabschluss Ausgleich aus Haushaltsmittel des Fachgebiets/Instituts.
Personalmittel zu gering beantragt (unverschuldet, z.B.: Obergrenzen für NN-Personal sind nicht ausreichend)Hinweise zur Personalkostenberechnung beachten
Wenn möglich personenbezogen kalkulieren.
  • Einsparungen innerhalb des Projekts.
  • Möglichkeit der Nachbeantragung mit  Mittelgeber/Projektträger abklären.
  • DFG-Projekte: Hier kann ein Antrag auf personellen (tarifbedingten) Mehrbedarf gestellt werden.
  • Nach Projektabschluss Ausgleich aus Haushaltsmittel des Fachgebiets/Instituts.
  • Ggf. Rektoratsantrag (nur in Ausnahmefällen)
Personalmittel steigen im Projektverlauf wegen Tariferhöhung

Hinweise zur Personalkostenberechnung beachten

Probleme oder Versäumnisse beim Mittelabruf

Unterstützung der Drittmittelverwaltung nutzen.
Personal für Mittelabruf und Projektmanagement schulen.
Super X  |  SuperX-Schulung
Regelungen zur AVK beachten. Dies legt fest, ob und wie weit Drittmittelkonten überzogen werden können.

  • Projektträger kontaktieren. Ev. sind Mittelverschiebungen möglich.
  • Einsparungen innerhalb des Projekts.
  • Nach Projektabschluss Ausgleich aus Haushaltsmittel des Fachgebiets/Instituts.

Kosten werden vom Mittelgeber/Projektträger bei der Projektabrechnung nicht als (in voller Höhe) förderfähig anerkannt.

Bei Förderung aus Bundesmitteln kann dies z.B. interne Leistungen [link "interne Leistungen"] betreffen. Bitte Hinweise dazu beachten.

Zuwendungsbedingungen und Nebenbestimmungen beachten.

 

 

Werden interne Leistungen in Anspruch genommen, bitte frühzeitig (vor der Antragstellung) AF informieren. Gemeinsam mit den betreffenden Einrichtungen helfen wir Ihnen, die Vorgaben der Projektträger so weit wie möglich einzuhalten, eventuelle Deckungslücken zu minimieren, sowie Möglichkeiten der Gegenfinanzierung zu prüfen.

  • Nach Projektabschluss Ausgleich aus Haushaltsmittel des Fachgebiets/Instituts.
  • Ggf. Rektoratsantrag möglich. Bitte frühzeitige Absprache mit AF.
Verweisung in die Grundausstattung (DFG)

Bei der Beantragung von Verbundprojekten weist die DFG bestimmte Etatposten regelmäßig der Grundausstattung zu. D.h. diese beantragten Mittel müssen von der Universität getragen werden.		Alle Etatposten sorgfältig als forschungsrelevant begründen. Regelmäßig verwiesen werden z.B. Anteile der Mittel für Hilfskräfte, da der Ausbildungsaspekt ihrer Beschäftigung ("Heranführung an die Forschung") unter die originären Aufgaben der Universität fällt.
  • Der von der Universität zu leistende Eigenanteil und weitere Unterstützungsmöglichkeiten sollten frühzeitig zwischen Antragsinitiative und Universitätsleitung abgesprochen werden. AF übernimmt hier gern die Koordination.