Rechnungssteller können ihre Rechnungen der Universität Hohenheim als E-Rechnung übermitteln.
Die EU-Richtlinie 2014/55/EU, konkretisiert durch das E-Government-Gesetz (EGovG) und die E-Rechnungsverordnung des Landes Baden-Württemberg (ERechVOBW), ist zu berücksichtigen.
Zulässige Formate für E-Rechnungen:
„Rechnungssteller und Rechnungssender haben für die Ausstellung von elektronischen Rechnungen grundsätzlich den Datenaustauschstandard XRechnung vom 10. Juli 2019 (BAnz AT 31.07.2019 B1) in der jeweils aktuellen Fassung zu verwenden.“
„Ein anderer Datenaustauschstandard ist zulässig, wenn er den Anforderungen der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung … entspricht.“ (ERechVOBW § 4)
Demnach ist eine E-Rechnung im Format ZUGFeRD 2.0 ebenfalls zulässig. Rechtlich verbindlich ist bei einer ZUGFeRD-Rechnung (die eine bildhafte (PDF) und eine XML-Komponente enthält), immer der automatisch verarbeitbare XML-Teil.
Nicht zulässig ist eine Rechnung im PDF-Format.
Die Übermittlung von E-Rechnungen:
Die Rechnungssteller und –sender haben zur Übermittlung der elektronischen Rechnungen grundsätzlich das Dienstleistungsportal des Landes Baden-Württemberg zu nutzen (ERechVOBW § 6).
Die Rechnung kann hier wie folgt eingebracht werden:
- Durch hochladen im Portal: https://service-bw.de/erechnung/
- Durch Versenden im Anhang einer E-Mail: rechnung@service-bw.bwl.de
- (zu einem späteren Zeitpunkt) Durch Nutzung des Webservice von „Pan European Public Procurement OnLine“ (kurz: PEPPOL) durch Eingabe an jedem beliebigen Eingabe-Knoten.
Damit eine E-Rechnung die Uni Hohenheim erreicht (und nicht bei der Eingangsprüfung im Dienstleistungsportal abgewiesen wird), muss die E-Rechnung zwingend enthalten:
- die Nennung der beauftragenden Einrichtung und der/des zuständigen Mitarbeitenden
- die Leitweg-ID. Leitweg-IDs sind vergleichbar einer elektronischen Postleitzahl. Aufgrund der dezentralen Strukturen der Universität Hohenheim werden bei der Einführung der eRechnung für unterschiedliche Einrichtungen unterschiedliche Leitwege-IDs erstellt. Daher ist es wichtig, dass die Rechnungsadresse aus der jeweiligen Bestellung im Auftrag übernommen wird.
Die Nutzung elektronischer Rechnungen an der Universität Hohenheim aktuell
Da die Bearbeitung elektronischer Rechnungen aktuell noch aufwändig ist, werden Lieferanten und Dienstleister der Universität gebeten, die Umstellung von Papier- auf E-Rechnung nicht zu forcieren. Wenn möglich sollten Rechnungssteller mit der Umstellung warten bis die Universität E-Rechnungen medienbruchfrei verarbeiten kann. Das Projektteam arbeitet an der Umstellung.
