Verwaltung & Digitalisierung: Universitäten vernetzen sich [08.02.21]
Unter dem Titel „bwUni.digital“ startete eine hochschulübergreifende Kooperation zur Digitalisierung von Verwaltungsprozessen an den Landesuniversitäten. Die Uni Hohenheim beteiligt sich an drei Think-Tanks. Ein erstes Whitepaper zum Thema „E-Learning-Systemen für Mitarbeiterschulungen, insbesondere auf dem Gebiet des Datenschutzes als Landesdienst für die Universitäten Baden-Württembergs“ steht zum Download bereit.
Weitere Informationen unter https://www.bwuni.digital
Die Corona-Pandemie und die verstärkte Arbeit aus dem Homeoffice hat an vielen Universitäten verdeutlicht, wie viele Verwaltungsvorgänge und Unterschriften an den Hochschulen noch in Papierform durchgeführt werden.
Um abseits des Tagesgeschäfts die Digitalisierung administrativer Prozesse voranzubringen, haben sich die neun Landesuniversitäten Baden-Württembergs schon vor Beginn der Pandemie für das hochschulübergreifende Projekt „bwUni.digital – Digitale Transformation administrativer Prozesse“ zusammengeschlossen. Ziel des Projektes ist es, neben der Durchdringung von Mindeststandards an allen Universitäten auch Möglichkeiten zu schaffen, administrative Vorgänge ganz neu zu denken.
Zur Bearbeitung der Aufgaben wurden in der ersten Sitzung des bwUni.digital-Programmausschusses im Januar 2020 zunächst drei Think-Tanks (TT) eingerichtet, die ihre Arbeit wegen des plötzlichen Shutdowns in Form von Videokonferenzen aufgenommen haben.
Think-Tank 01 (TT01) beschäftigt sich mit der „Digitalisierung der Unterschrift in den Verwaltungsprozessen“, Think-Tank 2 (TT02) mit „Kooperationsstudiengängen“ und Think-Tank 3 (TT03) arbeitet an „E-Learning-Systemen für Mitarbeiterschulungen, insbesondere auf dem Gebiet des Datenschutzes als Landesdienst für die Universitäten Baden-Württembergs“.
Ergänzend dazu wurde inzwischen ein vierter Think Tank (TT04) eingerichtet, der sich neuen gesetzlichen Anforderungen widmet. Titel: „Positionsbestimmung in Bezug auf Onlinezugangsgesetz (OZG), Single Digital Gateway (SDG) und xHochschule“.
Die Think-Tanks sind mit Experten aus den jeweiligen Universitäten besetzt. Dabei bestimmt die vorgegebene Aufgabe, welche Fachleute mitarbeiten. Dadurch werden standortbezogenes Prozesswissen unterschiedlicher Bereiche eingebracht, Perspektiven ausgetauscht und Ideen für gemeinsame Lösungsvorschläge erarbeitet, die den Blick der einzelnen Beteiligten ergänzen.
Für die Universität Hohenheim mit dabei sind: Stefan Kuhrau, Leiter der Zentralen Beschaffung (TT01), Karoline Bachteler, Leiterin des Studiensekretariats (TT02) und Dr. Henning Reineke, Leiter der Abteilung Informationssysteme im KIM (TT04).
„Aufgrund der aktuellen Situation ist die Digitalisierung in aller Munde. Aber auch vor der aktuellen Pandemie waren an vielen Stellen entsprechende Projekte in der Umsetzung. Dabei ist das Thema ‚Digitalisierung der Unterschriften in Verwaltungsprozessen‘ ein wiederkehrender Diskussionspunkt“, berichtet Stefan Kuhrau. „Für mich wurde im Think-Tank besonders deutlich, dass Digitalisierung nicht die Übertragung vorhandener Prozesse in einen digitalen Ablauf bedeutet, sondern das die Prozesse aus einem digitalen Blickwinkel überdacht werden müssen. Die rechtlichen und IT-technischen Möglichkeiten und Grenzen von Unterschriften sind hierfür elementar. Das Ergebnis des Think-Tanks soll allen Universitäten Denkanstöße und Hilfestellungen an dieser Stelle bieten.“
„Der Think-Tank ‚Kooperationsstudiengänge‘ beschäftigt sich mit den Herausforderungen für Organisation, Technik und Recht rund um Kooperationen im Bereich von Studium und Lehre. Es ist sehr bereichernd, dabei mit Kolleginnen und Kollegen aus ganz unterschiedlichen Bereichen zusammen zu arbeiten“, so Karoline Bachteler.
„Am Projekt bwUni.digital schätze ich besonders, dass die bisher schon gute Zusammenarbeit der Universität noch vertieft wird. Gerade wir als kleine Universität im Land können von dieser Zusammenarbeit profitieren. Das Rad muss nicht neunmal neu erfunden werden.“, ergänzt Dr. Henning Reineke.
Die Ergebnisse der Think-Tanks werden in Form von so genannten White Papers veröffentlicht, die den Universitäten im Anschluss als Diskussions- und Arbeitsgrundlage zur Digitalisierung ihrer Prozesse zur Verfügung gestellt werden.
Das erste Whitepaper zur „E-Learning-Systemen für Mitarbeiterschulungen, insbesondere auf dem Gebiet des Datenschutzes als Landesdienst für die Universitäten Baden-Württembergs “ ist bereits fertiggestellt.
Weitere Informationen unter https://www.bwuni.digital
