Die personelle Ausstattung der Universität wird innerhalb sog. Lehreinheiten ermittelt, indem die Haushaltsstellen im wissenschaftlichen Dienst mit dem Lehrdeputat in Semesterwochenstunden (SWS) (Deputatsstunden) multipliziert und aufaddiert werden. Die Lehrdeputate werden in der Lehrverpflichtungsverordnung (LVVO) geregelt. (Hier werden also die Stellen und Pauschalwerte für die Deputate herangezogen und nicht die tatsächlichen Deputate der tatsächlich Beschäftigten).
Die Auslastung der Studiengänge wird ermittelt, indem aus den Studienplänen und mittels festgelegter Gruppengrößen in den Lehrveranstaltungen der durchschnittliche Lehraufwand in SWS je Studierender ermittelt wird. Dies ist der Curricularwert, der nach KapVO innerhalb festgelegter Spannweiten liegen muss. Nach Berücksichtigung der Schwundquoten in den Studiengängen sind die Zulassungszahlen nun so festzulegen, dass die vorhandenen Lehrkapazitäten zu mind. 100% in den Studiengängen mit dem Curricularwert je Studierendem auch abgerufen werden. Nicht zulassungsbeschränkten Studiengängen werden Lehrkapazitäten angemessen zugeordnet, allerdings werden für sie keine Zulassungszahlen ermittelt. Die Zulassungszahlen beschließt der Kapazitätsausschuss etwa im Februar und er schlägt sie dem MWK vor. Das MWK entscheidet über diese Vorschläge und erlässt die Zulassungszahlenverordnung (ZZVO), die im Gesetzesblatt (GABL) i.d.R. im Mai veröffentlicht wird.
An der Universität Hohenheim ist die Prorektorin für Studium und Lehre zuständig für die Kapazitätsberechnung. Das Referat „Berichtswesen und Personalwirtschaft“ der Abteilung „Personal und Organisation“ führt in ihrem Auftrag die Kapazitätsberechnung durch.
